Cómo compartir archivos de gran tamaño

Es cierto que puedes recurrir a las memorias USB en aquellas ocasiones en las que quieras compartir archivos de gran tamaño, pero antes debes considerar el riesgo que implica copiar datos tan sensibles como los de tu despacho de abogados en estos dispositivos, que pueden extraviarse tan fácilmente. nubbius te ofrece otras alternativas mucho más seguras para compartir archivos, basadas en las herramientas de Google Apps.

Google Drive

Google Drive es la herramienta perfecta para compartir archivos, especialmente en aquellos casos en los que varios miembros de tu despacho de abogados tienen que trabajar sobre un mismo documento. Con Drive varias personas pueden trabajar en línea en un única copia del documento, en la que se guardan de forma automática todos los cambios realizados. Cada vez que que abras el archivo, se te mostrará la versión más actualizada, y podrás comprobar que cambios ha realizado cada persona con la que lo compartes. 

1. Abre el documento en tu unidad de Drive
2. Pincha en Archivo
3. Selecciona la opción Compartir
4. Introduce el correo electrónico de aquellas personas con las que quieres compartir el documento
5. Selecciona las opciones que el resto de personas pueden realizar en el documento; Puede editar, Puede comentar o Puede ver
6. Selecciona la notificación por correo electrónico si deseas que se les avise mediante un e-mail
7. Pincha la opción Compartir y guardar

También puedes acceder directamente a la opción de compartir si pinchas el botón derecho del ratón cuando el cursor esté encima del documento.

Existe la posibilidad de compartir documentos con personas que no utilicen Google Drive, aunque en este caso no se podrán beneficiar de las herramientas de edición conjunta. En este caso, se les enviará una copia del documento a través del correo electrónico, que podrán descargar en su ordenador. 

Cómo se accede al documento compartido

Para que las personas con las que has compartido el documento puedan acceder a él, no tienen más que entrar en su unidad de Drive y abrir el documento en cuestión. Si has enviado una notificación por correo electrónico, también pueden acceder directamente al documento pinchando el enlace adjunto. 

Cómo ver los cambios que otras personas han realizado en el documento

Para visualizar los cambios que otras personas han hecho existen dos opciones. La primera es la siguiente:

1. Abre el documento en tu unidad de Drive
2. Pincha en Archivo
3. Selecciona la opción Ver el historial de revisión

De esta forma tan sencilla, aparecerá un nuevo cuadro a la derecha en el que se indica con qué personas compartes el documento, cuáles de ellas están trabajando en ese momento sobre él, y cuales son los últimos cambios realizados. Si seleccionas a una de estas personas, las modificaciones que haya realizado se destacarán en un color diferente sobre el documento para que te sea más fácil identificarlas. También es posible recuperar versiones antiguas del documento pinchando la opción Restaurar esta revisión, que aparece en este mismo cuadro.

La segunda forma de conocer esto es seleccionando el documento en la carpeta de origen, hacer clic sobre el icono más y seleccionar el icono detalles y actividad. Entonces podrás ver quién ha realizado cambios, qué cambios han sido y su fecha.

Gmail

También puedes compartir documentos adjuntándolos a través del correo electrónico, con la gran diferencia de que con Gmail puedes adjuntar archivos de hasta 10 GB, lo que supone una capacidad 400 veces mayor que la de los correos electrónicos tradicionales. Además, Gmail está totalmente integrado con tu cuenta de nubbius, por lo que puedes encontrar y adjuntar rápidamente los expedientes y documentos con los que trabajas habitualmente.

Fuente: googleenterprise.blogspot.com