Trucos para mejorar tu bandeja de entrada

Muchas ocasiones nuestra bandeja de entrada de nuestro Gmail se ve colapsada por la gran cantidad de correos que recibimos al día, haciendo que su organización y control se sienta como una labor tediosa y complicada. Por suerte, G Suite nos brinda una serie de herramientas que nos facilitan la labor de organización de nuestro correo. Por ello, os aconsejaremos sobre algunas de estas herramientas que harán que nos ahorren y faciliten nuestro trabajo. 

Esta opción no es del todo usada por los usarios de G Suite, pero Gmail tiene la capacidad de programar el envío de los correos electrónicos. Por ejemplo, si nos encontramos fuera de las horas normales de trabajo o si nuestros compañeros por alguna razón no pueden recibir un mensaje en algún momento en concreto, podremos escribir con antelación el correo y programarlo para que se envíe la hora en la que sea conveniente para nuestro compañero o para algún cliente. Si trabajamos con compañeros de distintas franjas horarias esta ventaja resutará bastante úti. Se está conviertiendo cada vez más en una opción muy usada por las compañías y empresas, las cuales están implantando en sus correos o servicios de mensajería esta opción, en su momento tanto Youtube como Twitter ya programaron esta herramienta. La opción  de programar los envíos, la encontramos la derecha del botón de enviar, en “Programar envío” donde podremos elegir la fecha y hora en la que se enviará. 

Gracias a Google Tasks podremos convertir nuestros correos electrónicos en elementos para nuestra lista de tareas para tener un mejor seguimiento de los mensajes. Con esta herramienta que nos ofrece Google, podremos tener acceso a una lista personalizada con todas nuestras tareas pendientes, y así tener seguimiento de todos nuestros correos importantes o de aquellos que merecen más atención como si de un calendario se tratase. 

Un consejo que resulta bastante útil a la hora de organizar nuestra bandeja de entrada, es que cuando un correo ya haya cumplido su función y por lo tanto ya no nos sea necesario, lo podremos archivar. De este modo desaparecerá de nuestra bandeja de mensajes, quedando más ordenada y limpia. Gmail ofrece una opción en los correos recibidos por el cual, podemos responder y archivar simultáneamente los correos recibidos. 

Otra de las ventajas que encontramos en nuestro Gmail, es la posibilidad de crear calendarios sin la necesidad de abrir Google Calendar. Desde nuestro correo electrónico podremos crear y programar eventos a partir de los correos electrónicos. En el icono de los tres puntitos que aparecen en cada correo, se desplegarán varias opciones, en la opción “Calendario”  podremos hacer que el correo se convierte en el título del evento, con el que cualquier usuario en línea, o no, que tengamos agregados se podrán añadir como invitados al evento. 

Google Suite ofrece muchas opciones de las que a simple vista no vemos. Muchas veces usamos las herramientas digitales sin saber bien cómo exprimir al máximo todas las opciones y funciones que nos ofrecen. Hay numerosas ventajas que desconocemos que nos agilizarían y facilitarían nuestro trabajo, hay que saber usar con cabeza todas las opciones que nos ofrezcan las nuevas herramientas de la Web 2.0.

Fuentes:

G Suite Updates Blog. 2020. New Quick Settings Help You Optimize Your Gmail Layout.