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Domina Gmail for Work, 10+1

nubbius3 — Wed, 25 Feb 2015 07:57:32 +0000

Gmail tiene numerosas ventajas, las cuales seguramente desconoces en estos momentos, por ello te vamos a mostrar 10+1 consejos para que aproveches al máximo los beneficios que ofrece Gmail.

1. Revisa la seguridad de tu cuenta Gmail. Antes de empezar a utilizar Gmail asegúrate de que todo está seguro. Si bien la información, y la transmisión de la misma está encriptada de manera predeterminada, existen algunas formas de aprovechar al máximo las medidas de seguridad de Gmail. Además de crear una contraseña segura y agregar una capa adicional de seguridad con la verificación en dos pasos, también puedes revisar la actividad reciente producida por tu cuenta de Gmail. En la parte inferior derecha de la pantalla de tu bandeja de entrada encontrarás la opción "Información detallada", dándole clic podrás ver la última actividad de tu cuenta (ubicación, IP, hora y tipo de acceso). Si no reconoces alguna de estas actividades puedes seguir las instrucciones para la verificación de seguridad de Gmail.

2. Mantén organizados tus mensajes de correo. En Gmail, desde el momento en que creas tu cuenta, los mensajes ya están organizados por categorías: Principal, Social y Promociones. Podrás agregar nuevas pestañas de organización, los correos se almacenarán automáticamente en éstas (se puede arrastrar directamente los correos a tu pestaña correspondiente). El correo no deseado se almacenará automáticamente en la carpeta de spam, sin molestarnos enviándonos ninguna notificación. Además, podrás crear etiquetas para diferenciar, por ejemplo, correos importantes o correos que no necesitan respuesta. Estas etiquetas se crean en el menú izquierdo, en la parte inferior, haciendo clic en "crear etiqueta nueva", cuando la hayas creado, dale color haciendo clic en la flecha que aparece al lado derecho de la etiqueta. Para asignar etiquetas a los correos tan solo tendrás que arrastrarlas hacia ellos.

3. Encuentra cualquier mensaje de correo con la búsqueda avanzada. Gmail cuenta con dos tipos de búsqueda: la búsqueda estándar desde la caja de búsqueda, que permite realizar búsquedas rápidas de contactos, mensajes e incluso en la web, y la búsqueda avanzada, que te permite encontrar exactamente el mensaje o grupos de mensajes que busca. Para acceder a la búsqueda avanzada, haz clic en la flecha que se encuentra en el extremo derecho de la caja de búsqueda. Esta búsqueda cuenta con las opciones de búsqueda sobre quién le escribió, a quién le escribió, el asunto, palabras que contiene o no contiene el mensaje y si incluye achivos adjuntos.

4. Identifica qué archivos adjuntos ocupan más espacio en tu Gmail para liberar espacio. En la búsqueda avanzada de Gmail, marque la opción "Contiene archivos adjuntos" y elija un tamaño de archivo. De esta forma encontrará los archivos que están ocupando el espacio seleccionado en Gmail y eliminarlos, siempre que no tengan relevancia.

5. Utiliza los filtros personalizados para organizar y etiquetar mensajes de manera automática. Puedes crear filtros personalizados para tus mensajes de dos formas: marca el mensaje que quieres filtrar, haz clic en el botón de "Más" de la parte superior, selecciona "Filtrar mensajes similares"; o utiliza la búsqueda avanzada para seleccionar un grupo de mensajes que cumplan con ciertos criterios. Luego haza clic en el enlace "Crear un filtro con estos criterios de búsqueda" en la parte inferior derecha de la búsqueda avanzada (para que esté habilitado deberá estar de color azul, introduciendo algún criterio como de quién es el mensaje). Aparecerá una ventana con las opciones para filtrar tus mensajes, ahí podrás elegir cómo quieres organizarlos (archivarlos, marcarlos como leídos o destacarlos), qué etiqueta deseas aplicar y algunas otras opciones como reenviar, suprimir, marca como importante y más. Esta opción te ayudará a automatizar el etiquetado y la organización de tus correos.

6. Personaliza tu experiencia de Gmail. Puedes personalizar tu Gmail eligiendo un tema, prediseñado o cargando tus propias fotografías, deberás seleccionar "Temas" en el menú de configuración (icono de una rueda dentada). Además podrás elegir entre tres densidades de visualización en el menú preferencias: Cómoda, Agradable y Compacta.

7. Accede a Gmail desde cualquier parte con la aplicación para dispositivos móviles. Uno de los aspectos fundamentales de Gmail, a parte de la seguridad y facilidad de uso, es el acceso. La aplicación de Gmail para dispositivos Android e iOs te permite conectarte estés donde estés e incluye funciones como búsqueda, notificaciones en tiempo real, filtrado por etiquetas y más.

8. Lee, responde, busca y archiva mensajes aún sin conexión a Internet. Ahora no hace falta conexión a Internet, podrás leer, responder, buscar y archivar mensajes de correo desde Chrome instalando la extensión de Gmail sin conexión. Una vez instalada, vaya al menú de configuración de Gmail y luego a la pestaña "Sin conexión" para permitir que la extensión sincronice su Gmail. Espere a que se sincronicen sus mensajes para luego poder utilizar su Gmail sin conexión (los cambios se sincronizaran cuando vuelva a tener conexión).

9. Establece una respuesta automática para cuando estés fuera u ocupado. Ya sea porque estés planeando unas vacaciones, estés fuera de la oficina o tengas un horario de respuesta para los correos, por ejemplo, puedes activar la respuesta automática de Gmail en la configuración general de tu correo. Podrás configurar el mensaje que se enviará de manera automática como respuesta en la fecha y horario elegido. Aquí encontrarás más información para esta opción.

10. Aprovecha la integración de Gmail con Google Drive. Para enviar un archivo de gran tamaño sin tener que subir el archivo de nuevo a su mensaje de Gmail, haz clic en el icono de Drive y selecciona el archivo que quieras adjuntar. Además puedes editar, consultar y convertir los archivos de Office (u otros formatos) gracias a la extensión de Edición de Office. Aquí te explicamos cómo. También podrás disfrutar de todas las ventajas de los Documentos de Google para editar archivos.

11. Utiliza Google+ para hacer aún más en Gmail. Esta integración te permite aprovechar tu círculo de Google + para organizar a tus contactos y comunicarte con las personas indicadas, incluso mediante Hangouts. Además podrás adjuntar las imágenes que tiene en Fotos de Google+.

Éstas son algunas de las ventajas que ofrece Gmail para hacer que tu uso del correo electrónico sea más rápido y práctico. Por ejemplo, puedes utilizar combinaciones de teclado para agilizar aún más el manejo de los mensajes de correo. Para hacerlo, primero activa las combinaciones de teclas en Gmail en la configuración general y luego presiona "?" en tu teclado mientras estás en la bandeja de entrada de Gmail para ver las combinaciones disponibles.

Con nubbius podrás optimizar tu correo mejor que nunca gracias a Gmail. Tendrás organizados y etiquetados tus correos de manera eficiente. Además, gracias a la expansión de nubbius para Gmail podrás subir a nubbius los archivos que recibas como archivos adjuntos. Sé un #AbogadoEficiente gracias a todas las falicidades que te permite el software de gestión para abogados nubbius junto con Google Apps.

fuente: google.es

Gmail te ofrece numerosas opciones que te pueden ayudar día a día para la gestión de tus correos, contactos y documentos. Gracias a tu software de gestión para abogados nubbius, y Gmail podrás administrar de manera más eficiente tus correos, teniéndolos organizados gracias a etiquetas y filtros, entre otras ventajas. Aprovecha al máximo todas las ventajas que te ofrece nubbius y Gmail y sé un #AbogadoEficiente.

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Llamadas internacionales gratis con Gmail

nubbius3 — Wed, 10 Jul 2013 12:06:58 +0000

Con la nueva función de Gmail podrás llamar desde el escritorio, añadiendo números de teléfono y video participantes en la misma llamada.

Para llamar desde Hangouts, tan sólo busca el nuevo icono del teléfono en Gmail, o el nuevo botón del menú "Llamar al teléfono" en Google+ y en la extensión de Chrome. Además, con Hangouts puedes realizar multiconferencias de hasta 15 usuarios de Google Apps.

Vía: OfficialGmailBlog

Ahora podrás llamar con Gmail gratis a EEUU y Canada, y precios locales para el resto de países.

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Los hangouts de Google+: Un medio de comunicación potente y completo

nubbius3 — Mon, 13 May 2013 07:25:52 +0000

Los hangouts de Google+ son una útil herramienta para hablar cara a cara con un grupo de hasta 10 personas, organizar reuniones virtuales y emitir en directo para el mundo entero. Así, podrás agilizar en tu despacho de abogados tu trabajo realizando tus reuniones a través de esta fácil y completa herramienta, la cual está incluida con nubbius en tu cuenta de Google. Encontrarás sencillas y eficaces funciones como la pantalla compartida y la colaboración en Google Drive, haciendo de tu ejercicio más eficiente.

Vía: tecnologiayproductosgoogle

¿Todavía no has usado los hangouts de Google+? Los hangouts es un servicio de Google+ de videoconferencia, con útiles herramientas para celebrar tus reuniones sin salir de tu despacho.

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El correo electrónico no es gratis

nubbius — Fri, 19 Apr 2013 07:49:31 +0000

Cada correo individual te cuesta alrededor de 70 céntimos

El volumen de correo electrónico que gestionan semanalmente los despachos, y cualquier tipo de empresa, es desmesurado. La gran cantidad de emails recibida día a día y el tiempo que se invierte en redactar y leer correos reduce la eficiencia de los trabajadores. Muchos de ellos son documentos del despacho que hay que corregir o verificar, o que simplemente se adjuntan como copia, y respuestas cortas a mensajes de compañeros.

Normalmente, ese 'ruído' en el correo electrónico recibido es inversamente proporcional al número de herramientas alternativas de comunicación que existen. Tom Cochran, de Atlantic Media, cuenta en su testimonio sobre la implantación de Google Apps que, tras un estudio en el que obtuvieron como conclusión que cada correo leído y redactado suponía un coste en tiempo de trabajo de 90 centavos (unos 70 céntimos), descubrieron que uno de los departamentos de su empresa trabajaba con aplicaciones como Skype o Dropbox, y el volumen de emails recibidos se reducía a la mitad con respecto al resto de departamentos. De este modo, el tiempo empleado en gestionar todos los correos, también se reducía a la mitad.

Google Apps incluye herramientas imprescindibles para gestionar la información de tu despacho de forma eficiente:

Gmail: permite clasificar el correo entrante con un sistema de etiquetas. Directamente puedes marcar como leídos ciertos correos. Además, gracias a su buscador, es muy sencillo localizar cualquier email.
Hangouts: chat con el que puedes interactuar con cualquier miembro del despacho, tanto desde ordenadores como desde dispositivos móviles. Permite realizar videollamadas.
Google Drive: comparte y edita documentos de forma conjunta en tiempo real, ahorrando revisiones.
Google Apps Vault: herramienta de eDiscovery que te permite controlar y conservar tu correo electrónico, incluso aunque se elimine de Gmail.
Google +: gracias al 'hangout' de Google + podrás mantener videoconferencias con varios miembros del despacho al mismo tiempo.

Con los cambios de tecnología, ahora no es necesario adjuntar un documento y enviarlo por correo.

Así vivieron, según Tom, el salto a Google Apps en su empresa:

Mi concepto de trabajo no incluye la gestión del correo electrónico. El tuyo, probablemente, tampoco. Pero es una gran parte del trabajo que hacemos día a día. De hecho, en una sola semana recibí 511 emails y envié 284. Incluso siendo eficiente y procesando cada email en 30 segundos, probablemente seguiría tardando casi una hora y media.

Esa misma semana analicé en profundidad la actividad de mi bandeja de entrada. 235 de mis emails entrantes eran de gente de fuera de la compañía, cerca de un 46%. Mis compañeros me copiaron en 172 emails. Otros 47 emails tenían documentos para revisar.

Esos números eran desalentadores, pero necesitaba contrastar mi punto de vista. Preguntando por lo mismo a otros compañeros de la empresa, me encontré con que mi volumen estaba ligeramente por encima de la media, pero algunos de nuestros ejecutivos senior recibían cerca de 550 emails y mandaban casi 800 a la semana. Con una media de 32 palabras por correo (dos frases, más o menos), muchos eran correos superfluos de confirmación.

Esto, claramente, afectaba a la eficiencia de nuestra empresa, y teníamos todos los datos para calcular la profundidad del impacto financiero. Calculando la media de tiempo de escritura, tiempo de lectura, número de respuestas, volumen de email, salario medio y total de empleados, nos dimos cuenta de que necesitábamos un número de siete cifras para cuantificar la contaminación de nuestro correo electrónico. Un método "libre y sin fricciones" de comunicación tenía costes indirectos equivalentes a la creación de una pequeña empresa Learjet. Cada correo individual costaba 95 centavos (70 céntimos).

En un análisis más profundo, nos dimos cuenta de que todos los departamentos tenían aproximadamente el mismo volumen de correo, excepto uno. Este, tenía solo una tercera parte del volumen de correo normal. No solo eso, sino que cada mensaje tenía una media de 140 palabras, o tres párrafos: una tercera parte de los correos y cuatro veces más largos, ¿por qué?

He trabajado para una startup, una gran consultora, una pequeña firma de relaciones públicas y la Casa Blanca. Durante mi carrera, el total de 'ruido' de mi correo electrónico era siempre inversamente proporcional a la disponibilidad de canales alternativos de comunicación. También me he dado cuenta de que un plan de oficina abierta disminuye la sobrexplotación de correo electrónico: cuando se quitan las barreras físicas de comunicación disminuye drásticamente la dependencia del correo electrónico.

Todos estos rasgos estaban presentes en ese departamento. Tenían una oficina abierta, sin puestos individuales. Cada pantalla tenía una serie de ventanas abiertas: Skype, GChat, Campfire, Dropbox, Tammer y Google Docs: la tecnología correcta para situación correcta. Y el equipo estaba compuesto por trabajadores con conocimientos digitales, la mayoría de los cuales habían vivido la mitad de su vida conectados a Internet.

Es importante reducir la sobreexplotación de correo electrónico y aumentar la colaboración

Así debería ser una oficina digital. Este es el ejemplo que quiero ver en el ADN de toda nuestra compañía. El email es la aplicación definitiva de una generación ... por desgracia. Para muchos empleados fue como su entrada a un mundo digital, pero en la última década se ha convertido en un sistema sobreexplotado y desordenado. Todo se envía por email: la invitación a almorzar, la actualización de estado, la confirmación de recibimiento, las copias de seguridad clandestinas, y la lista sigue. Nuestro mal comportamiento ha ido agravando cada año estos obstáculos.

La buena noticia es que existen herramientas para arreglar este problema: software de colaboración, comunidades sociales, mensajería instantánea, videoconferencia ... Y todas ellas en la nube. Hace unos meses migramos la compañía a Google Apps, mejorando nuestra movilidad y colaboración. Inmediatamente se produjo un cambio masivo en la cultura de comunicación. Una empleada lo resumió a la perfección cuando comentó que "una bomba de colaboración había explotado" en la oficina. Ahora, caminando por la oficina puedes ver a todo el mundo usando mensajería instantánea para comunicarse. No es necesario adjuntar documentos en email gracias a la edición conjunta de Google Docs. Los primeros resultados no son significativos, pero mostraban que había sido un éxito disminuyendo nuestro abuso del correo electrónico y aumentando la colaboración. Mi propio uso del correo electrónico ha caído cerca del 15%.

Para mi, el email es el medio de comunicación del que más se abusa en el entorno de la oficina. Y la extendida percepción de que eso no incrementa el coste está dañando de forma crónica a la eficiencia en los lugares de trabajo. El desafío al que nos enfrentamos no es una aversión hacia la tecnología, sino un cambio. Hay un atrincherado nivel de comodidad con el email, haciéndolo habitual y un apoyo comunicacional. Tenemos que ver los emails como uno solo de los muchos canales de colaboración. Adoptar más amplitud de herramientas para conectar a la gente, enseñarles el uso apropiado de cada una y fomentar el uso inteligente de la tecnología adecuada.

Desde el boom de Internet en los 90, la mayoría de los despachos dependen del correo electrónico como medio de comunicación profesional. Sin embargo, el mal uso de esta herramienta disminuye la eficiencia y, como consecuencia, aumenta los costes. Afortunadamente, existen alternativas al correo electrónico. Tom Cochran, de Atlantic Media, cuenta la experiencia de su empresa, que dio el salto del correo electrónico tradicional a Google Apps.

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Realiza videoconferencias en Gmail con los Hangouts de Google+

nubbius — Tue, 31 Jul 2012 07:09:25 +0000

Contacta con clientes y abogados no sólo cuando estés utilizando Gmail, sino también cuando estés en Google+, ya sea en el navegador o en algún dispositivo Android o iOS.

Además, si tú y la persona con la que conversas disponéis de una cuenta en Google+, podréis participar en un vídeo chat con hasta nueve personas a la vez, colaborar en documentos de Google y compartir la pantalla del ordenador, entre otras posibilidades.

Google lanzará esta novedad durante las próximas semanas, empezando por las cuentas personales de Google y luego pasará a las de Google Apps.

Y recuerda que todas estas posibilidades y más están disponibles e integradas con nubbius, tu software de gestión de bufetes.

Visita nuestra entrada agiliza tus reuniones como abogado con las “Hangouts” para conocer las novedades que Google+ ha añadido.

Fuente: tecnologiayproductosgoogle.blogspot.com.es

Disfruta de una comunicación directa y personal con clientes y abogados desde tu correo de Gmail con las "quedadas" de Google+.

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Novedades en Google+, agiliza tus reuniones como abogado con las “Hangouts”

nubbius — Fri, 23 Dec 2011 13:38:27 +0000

"Hangouts" ("Quedadas")

Es una herramienta disponible en la red social Google+, integrada con el usuario de Google Apps for Business y nubbius que nos ofrece la posibilidad de hacer vídeo-conferencias en grupo de forma gratuita.

Su funcionamiento es sencillo y los resultados son espectaculares. Puedes reunir hasta un máximo de 15 personas localizadas en diferentes sitios, en cualquier lugar del mundo,las cuales pueden charlar viéndose y oyéndose entre ellas además de poder chatear al mismo tiempo.

Cada usuario puede escoger qué miembro de la reunión prefiere ver en primer plano, si silencia su micrófono o cuándo quiere intervenir. También compartir documentos o invitar a unirse con antelación a través del calendario.

Quedadas desde cualquier publicación de Google+

Si te ha gustado la publicación de alguno de tus contactos, y quieres comentarlo, con Google+ podrás decírselo cara a cara mediante una videollamadas.

Esta opción también está disponible para los móviles desde la aplicación Google+ messenger.

Quedadas on air y grabación

Hasta quince personas (mejora introducida esta semana) podrán participar en una quedada, además, Google+ te permite grabar las quedadas en directo con la opción, antes, de poderlas subir a Youtube.

Llamadas a números de teléfono.

Otro aspecto de Google+ presenta es la posibilidad de realizar llamadas de teléfono desde las propias quedadas. De momento, esta opción solo es gratuita en EEUU y Canadá.

Con este movimiento Google y nubbius pretende ganar popularidad en el mundo empresarial, que se vea su red social como algo útil y no como mero entretenimiento.

Entrada relacionada: Realiza videoconferencias en Gmail con los Hangouts de Google+

Fuentes: googleblog.blogspot.com, tecnologiayproductosgoogle.blogspot.com, elpais.com

Estas novedades ofrecen un abanico de posibilidades para los abogados, que si utilizan Google+ como herramienta para desempeñar diariamente su trabajo, no tendrán que desplazarse a la sala de reuniones, podrán hacer sus reuniones en vídeo-conferencia con sus compañeros y/o clientes, mejorando, por tanto, el servicio prestado a sus clientes, ahorrando tiempo y dinero.

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