¿Sabes cuánto ahorras al año con un software de gestión para tu despacho?

nubbius — Thu, 14 May 2015 11:55:55 +0000

A continuación te mostramos un breve análisis de horas y dinero perdido por una obsoleta gestión documental.

Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
El 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, un 3%, se archiva de forma incorrecta.
Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
Un documento es fotocopiado un media de 19 veces.
En EE.UU hay más de 4 trillones de documentos y crecen a un ritmo del 22% anual. (PricewaterhouseCoopers).
Para 2020 incrementaremos el volumen de información digital 50 veces el tamaño que tenía en 2011 y 20 veces el número de unidades que utilizamos para contener dicha información.
Los usuarios envían y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
Un FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta, etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
El coste de las oficinas ha subido un 19% (Office Space Across the World 2008).

¿La solución? nubbius

Estas cifras para un despacho suponen una gran pérdida de dinero y tiempo, pero no te preocupes gracias a la digitalización puedes reducir los costes.

Con las ventajas que te ofrece nubbius, tu software de gestión, no solo rebajarás gastos y tiempo, también podrás tener mayor organización de tus documentos, realizar flujos de trabajo (Workflows) de forma sencilla. La seguridad es mayor ya que nubbius cumple los más altos estándares de seguridad. Además cuentas con la ubicuidad de poder tener en la mano, estés donde estés, tus documentos, ya sea desde un iPhone, Android, iPad, Blackbecrry, ordenador...

El nivel de imagen de tu despacho mejorará con una atención más rápida y eficiente. Sé un #AbogadoEficiente con nubbius y Google Apps for Work.

Con nubbius y Google Apps for Work:

Reduce a 0 el tiempo de entrada manual de metadatos.
Reduce a 0 el tiempo dedicado a la clasificación de documentos.
Haz llegar la información a quién la necesita estés donde estés.
Elimina pérdidas de tiempo y búsqueda.

Fuente: athento.com

¿Cuánto tiempo tardas buscando un documento? ¿y el personal administrativo de tu despacho? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel? ¿qué precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces has tenido que rehacer un documento por completo porque no lo has encontrado?

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Consejo del martes

Despídete del papel, digitalízate paso a paso

nubbius3 — Fri, 27 Feb 2015 09:59:07 +0000

¿Cuántas veces has intentado buscar un expediente y has abierto más de cinco archivos hasta encontrar el que buscabas?

Ya en 2009, el gobierno aprobó el Plan Estratégico para la Modernización de la Justicia, el cual se basaba en tres grandes políticas, modernización, protección y transparencia y cooperación.

La creación de un expediente digital con la digitalización de documentos, era parte de este plan. Esto fue otra consecuencia de la necesidad de dejar el papel atrás y aprovechar las ventajas que la digitalización nos ofrece, tal como la búsqueda rápida de un expediente.

La gestión documental es una de las actividades que nos puede ayudar a administrar nuestros documentos, de manera que permita acceder sencillamente al contenido y en un tiempo reducido. Además de asegurarse que cumple con la normativa de protección de datos, de modo que los documentos que contengan datos identificadores de personas no pueden estar a la vista de terceros.

Para empezar a decirle adiós al papel necesitaremos, en primer lugar, un determinado equipamiento, el cual seguramente ya tengas en tu despacho.

Un escáner para tu despacho, importantísimo para digitalizar todos tus documentos. Gracias a esta herramienta, todos los papeles que tengas podrán ser digitalizados rápidamende y de manera sencilla. Además de un escáner en formato físico, necesitarás una aplicación que escanee, en este caso no hay mucho que pensar, la mejor es la herramienta de escaneo que contiene la nueva actualización de Google Drive for Work para Android. Gracias a esta herramienta podrás escanear todos los documentos rápidamente fuera de tu despacho, desde tu smartphone o tableta y sin coste. Además podrás organizarlos en Google Drive for Work y nubbius. La aplicación los guardará como un archivo PDF que permite búsquedas. Aquí podrás encontrar como usar esta herramienta.
Lo siguiente que necesitaremos, ya que ahora leerás todo a través de una pantalla, será un monitor más grande o dos monitores si es posible, será más cómodo poder ver dos documentos simultáneamente y tu vista te lo agradecerá. Una pantalla de 24" sería lo ideal, aunque, con 21" será suficiente.
Una tablet, este dispositivo es opcional pero de gran ayuda y muy recomendable por su movilidad. Gracias a una tablet podrás disfrutar de todos tus documentos en la nube estés donde estés. Agiliza y aprovecha al máximo las ventajas de este dispositivo para tu despacho.
Una trituradora, para todos aquellos documentos que tengas ya escaneados y no necesites, ya que gracias a nubbius siempre dispondrás de una copia de seguridad de tus documentos. No amontones papel innecesario. Se trata de tener mejor organizado tu despacho.

Empieza a digitalizar todos tus documentos con estas herramientas y dile adiós al obsoleto papel. nubbius te ayudará a organizar todos estos documentos de manera productiva para hacer de ti un #AbogadoEficiente. Aquí tienes el siguiente paso para digitalizarte.

Fuente: lawyerist.com, legaltoday.com

Olvida los quebraderos de cabeza buscando el expediente que necesitas. Consigue el equipamiento completo para digitalizar tus documentos y dile adiós al papel. Escanea tus archivos, tenlos organizados gracias a nubbius, tu software de gestión para abogados y agiliza la productividad de tu despacho.

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