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Isabel Casas Domínguez: "Gestión documental para abogados"

nubbius3 — Thu, 06 Feb 2014 09:14:59 +0000

Isabel Casas Domínguez. Directora del Área de Gestión del Conocimiento, Garrigues

Todos los abogados en ejercicio, de uno u otro modo hacen gestión documental. Crean y utilizan documentos de manera intensiva, y los custodian con celo. Y es que para los abogados la correcta gestión de los documentos no sólo supone eficacia en la atención al cliente y prevenir riesgos, sino que es parte del cumplimiento legal y ético que exige la profesión.

Pero últimamente la relativa calma que envolvía a los archivos tradicionales se ha visto alterada por el impacto de las tecnologías de la información en la práctica jurídica. En poco más de una década hemos asistido a un crecimiento exponencial del número de documentos que los despachos producen, en soportes y formatos múltiples y dispersos, además, en diferentes dispositivos: ordenadores corporativos y privados, móviles, tabletas, en servidores en red, en memorias USB... y hasta en "la nube".

Pocos abogados son conscientes de la problemática que plantean las tecnologías de movilidad. Muchos sufren la difícil coexistencia de lo digital con el tradicional archivo en soporte papel. Otros comienzan a pensar ya en una oficina sin papeles. Todos ellos viven tiempos de cambios que les exigen habilidades antes reservadas a otros profesionales. Este libro no aspira a convertir al lector en un experto, pero sí a que adquiera una visión de conjunto y a la vez con cierto detalle de los cuatro pilares básicos de la gestión documental:

Los procesos e instrumentos de gestión de documentos, archivos y expedientes, ya sean tradicionales o digitales.
La estrategia a seguir en la mejora o diseño de nuestro sistema de gestión documental.
La tecnología en la que ha de apoyarse.
Las personas involucradas, fundamentalmente los abogados y los clientes a los que van dirigidos sus desvelos.

Cuente o no con ayuda experta, el abogado es quien, en definitiva, debe tomar las decisiones sobre la gestión documental de su bufete. Esta obra le aporta conocimientos que le ayudarán a decidir con más seguridad, con independencia de que ejerza en solitario, en un despacho pequeño o en uno más grande. Y lo hace de una manera sistemática, clara y amena.

Puedes comprar adquirir este libro en versión kindle o tapa blanda.

Primer libro en español sobre gestión documental para abogados escrito por Isabel Casas, una competencia esencial para el desempeño con éxito de la profesión. La pesadilla de la gestión documental puede ser un sueño, con un buen sistema de gestión documental como nubbius.

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Esteban Romero: El profesional en red

nubbius3 — Mon, 27 Jan 2014 09:17:34 +0000

Profesor de la Universidad de Granada, investigador en temas de empresa y educación en Internet y apoyo Creative Commons y el aprendizaje 2.0

El pasado jueves 23 de enero, Esteban Romero Frías realizó una presentación sobre el "profesional en red" dirigida al colectivo de los abogados de la zona de Granada. En esta presentación trató principalmente dos temas actuales relacionados con:

La gestión del conocimiento para profesionales y despachos.
El empleo de los medios sociales para el desarrollo de la reputación digital de los profesionales.

En la charla, Esteban habló sobre las diferentes herramientas existentes hoy en día para la gestión de la información de una empresa. Algunas de ellas son: pocket (almacenamiento y lectura de información), evernote (almacenamiento de información, anotación y edición), feedly (suscripción a contenidos), y google drive (servicios de oficina online y almacenamiento de archivos en la nube)

Relacionado con la reputación digital de las empresas, proporcionó una serie de pasos que todo profesional debe seguir para ganar la reputación que desea, entre ellos: la creación de contenido, su difusión, su medición y la escucha posterior.

Todo esto puede verse de forma más resumida en su presentación.

Dejamos aquí una de sus ideas finales para abrir un debate. ¿Crees que podemos ser expertos en conocimiento sin emplear las herramientas más eficientes para gestionar información?

Fuente: Esteban Romero

Esteban Romero nos ofrece una serie de herramientas y consejos para la gestión del conocimiento y la reputación digital de tu empresa

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Eva Bruch: Internet motor del cambio en el sector jurídico

nubbius3 — Fri, 19 Jul 2013 08:15:45 +0000

Eva Bruch. Consultora de marketing jurídico en Morethanlaw

Algo está cambiando en el sector jurídico, de eso no hay duda, e Internet funciona como uno de los principales motores de ese cambio. La consultora Law Wizard en septiembre de 2012, realizó un estudio en el que, entre otros temas, se preguntaba a los encuestados cuál sería el primer sitio al que acudirían si necesitaran un abogado . La respuesta mayoritaria, y con diferencia, fue: Internet.

No es de extrañar pues que dando respuesta a esta necesidad o tendencia hayan aparecido en el mercado portales de búsqueda de abogados, que en su mayoría permiten consultar gratuitamente con uno: pórtico legal, abogalista, abogae, promolex, abogado365, unoabogado y el último en aparecer, LawYeah!, con una apuesta diferente e innovadora incorporando la videollamada como uno de los elementos diferenciadores en sus servicios.

Pero España no ha hecho más que seguir la estela de los grandes operadores americanos y británicos, siendo los más conocidos de Rocket Lawyer o Legal Zoom que aprovechando esta tendencia han sabido desarrollar productos complementarios a la simple búsqueda de abogado como la automatización de documentos online, que en la actualidad es ya su principal línea de negocio. La comoditización de muchos servicios jurídicos ha supuesto una oportunidad que estas empresas han sabido aprovechar en su favor y apoyarse en Internet para acercarse a una gran masa de clientes. Los resultado les avalan: Rocket Lawyer obtuvo 14,2 Millones de dólares de beneficio en 2011, por su parte, ese mismo año Legal Zoom obtenía 156 Millones de dólares.

Estos cambios en el sector jurídico no pasan inadvertidos a gigantes como Google, que también quiere su parte del pastel, motivo por el que mediante su empresa August Capital y Google Ventures, invirtieron 18,5 Mll de dólares en Rocket Lawyer.

Y de la misma forma que la sociedad ha acogido Internet para resolver sus dudas legales y preparar sus documentos, los abogados por su parte, también empiezan a confiar en esta tecnología para su trabajo diario. Cada vez son más los que adoptan sistemas de gestión online de expedientes, documentos y facturación, consiguiendo ahorros de costes, total movilidad y un servicio más transparente para el cliente.

Aparecen en el mercado nuevos operadores con ofertas innovadoras y distintas a los tradicionales programas de gestión de despachos. nubbius es una de ellas, y de las pocas, sino la única en España, cuya aplicación está construida, justamente, sobre las herramientas de revolucionarias de gestión de Google Apps. Una apuesta sin duda interesante que le permite ofrecer potentes soluciones de gestión a los despachos de abogados, a costes muy reducidos. Ambas partes, clientes y abogados, se benefician de Internet y de los cambios que la red está introduciendo en el sector jurídico.

Por Eva Bruch (Google). Consultora de marketing jurídico en +MoreThanLaw

Eva Bruch, socia de +MoreThanLaw, nos habla sobre los cambios que Internet está provocando en los abogados a la hora de ofrecer sus servicios y de captar/relacionarse con sus clientes. Los portales de búsqueda de abogados afloran con nuevas herramientas junto a nuevos y eficaces sistemas de gestión para despachos de abogados en la nube.

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Laura M. Mollá Enguix: Las nuevas tecnologías en los pequeños despachos

nubbius — Mon, 29 Apr 2013 11:53:28 +0000

Laura M. Mollá Enguix. Departamento Jurídico GMR Management y Servicios Jurídicos S.L

Mucho se habla de las nuevas tecnologías en los grandes despachos, y de qué modo éstas facilitan cómo prestamos servicios y nos relacionamos con nuestros clientes.

Generalmente son noticia cuando un gran despacho utiliza las bases de datos jurídicas de una determinada editorial en la nube, o ha adquirido una 'tablet' para sus abogados.

Pero, ¿ello implica que no es posible en los pequeños despachos? ¿En aquellos que sólo cuentan con dos o tres profesionales? ¿O incluso en el caso del profesional que ejerce en solitario?

Considero que no. Y para muestra un botón.

Nuestro despacho hace años que se fue adaptando a las nuevas tecnologías, utilizando bases de datos para el estudio de legislación y jurisprudencia a través del cloud cómputing. Ello nos permitía acceder desde cualquier lugar para realizar consultas puntuales a determinada norma legal completamente actualizada, sin necesidad de estar físicamente en el despacho.

Por protocolo de actuación, cualquier documento que entra al despacho, es inmediatamente escaneado y asignado al expediente. Ello nos facilitaba mucho la búsqueda y consulta del mismo cuando estábamos en el despacho.

Cuando no nos encontrábamos allí, la solución era conectarse remotamente al servidor para acceder a la documentación, lo que nos permitía no tener la necesidad de tener que estar físicamente en el despacho. La evolución de las tecnologías nos permitió un acceso en la nube a nuestro programa de gestión sin necesidad de esa conexión remota al servidor, con todas las garantías de seguridad jurídica, lo que ha sido un paso más allá en la digitalización de nuestro despacho.

Ello ha supuesto que ya no necesitemos exclusivamente un ordenador para acceder a nuestra documentación sino que podemos acceder a través del Iphone o el Ipad.

Con la aparición y perfeccionamiento del Ipad, todavía ha supuesto subir un escalón más en nuestro despacho digital.

Como hemos dicho anteriormente, por protocolo de trabajo y desde hace años, cualquier documento que entra en el despacho, es inmediatamente escaneado.

Con el Ipad, los documentos elaborados desde el despacho del cliente, en la antesala de un juicio o incluso en el despacho de un compañero de trabajo, pueden ser firmados por las partes, remitidos por e-Mail y archivados directamente en el expediente.

Presentaciones creadas a partir de los datos económicos de un cliente, pueden ser inmediatamente proyectadas mediante el AppleTV, lo que facilita mucho la comprensión de la información transmitida y recibida.

Todo ello nos permite un mayor control de nuestro tiempo, puesto que elimina tanto el papel físico, como la anterior necesidad de volver a nuestro despacho para darle forma a todo lo acordado en una reunión y posterior remisión a las partes.

La posibilidad de llevar el Ipad a una sala de vistas, donde tener la copia de nuestra prueba documental y nuestras alegaciones por escrito, también nos facilita mucho la labor en cuanto a la búsqueda de informes y documentos en un momento dado. Y, lógicamente el ahorro en papel ha sido considerable.

Otro punto importante en la gestión de nuestro tiempo y el de nuestros compañeros es tener una agenda compartida con Ical. De este modo, al agendar cualquier visita en un proyecto común podemos comprobar si nuestro o nuestros compañeros tienen prevista una visita o desplazamiento con el mismo cliente en fechas próximas. Esto garantiza la coordinación de todos los equipos de trabajo del despacho, aunque sólo seamos dos.

Aplicaciones para el Ipad como "bloc de notas", nos remiten tomar notas ante una llamada o conversación informal, como si utilizáramos el clásico "post-it", pero eliminando así los "papelitos" que nunca encontramos. Esta nota luego puede ser remitida directamente por Mail a su destinatario.

La posibilidad de organizar una reunión por videoconferencia (vía FaceTime ), ahorra mucho tiempo en desplazamientos, eliminando la frialdad de una llamada, y optimizando nuestro tiempo y el de nuestros clientes.

Sin duda, el adaptarse a las nuevas tecnologías y el Cloud Cómputing no solo es cosa de los grandes despachos, sino que bien gestionado puede y debe ser utilizado desde el profesional que ejerce en solitario, como aquel despacho en el que prestan servicios 2 o 3 profesionales, como nosotros.

Si además trabajas mediante sinergías con otros compañeros, esta labor ya realizada en el despacho te permite compartir de un modo seguro la documentación y trabajar en un proyecto común, con la facilidad de acceso a la documentación que las nuevas tecnologías nos ofrecen.

En resumen, y para concluir este artículo diremos que un adecuado control de toda la documentación que entra en el despacho y la digitalización de la misma, así como dotarnos de herramientas (Ipad / Iphone) que nos faciliten la movilidad de nuestros datos cuando no estamos en despacho, no tiene por que ir vinculado al tamaño de la firma. Sólo hace falta pensar que, un despacho, es como cualquier empresa, en la que además, vendemos servicios. Y esos servicios no tienen por que estar reñidos con las nuevas tecnologías.

Saber más sobre GMR Management y Servicios Jurídicos S.L.

Laura M. Mollá Enguix, del Departamento Jurídico GMR Management y Servicios Jurídicos S.L. relata los beneficios de utilizar tecnologías de cloud computing en los despachos de abogados

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Isabel Casas Domínguez: Gestión del conocimiento, palanca para la innovación.

nubbius — Tue, 15 Nov 2011 09:14:59 +0000

Isabel Casas Domínguez. Experta en Servicios de Información Jurídica, Tecnologías de la Información y Gestión del Conocimiento, y coautora del libro "Gestión del Conocimiento en Despachos de Abogados"

Los despachos han de innovar para asegurar su futuro, han de aprender a ser dinámicos para seguir el ritmo del mercado, para poder competir.

Innovar no es un arte al alcance solo de los “grandes”, sino una ciencia que puede producir resultados predecibles en cualquier organización si ésta conoce sus variables. El conocimiento es la variable vital para la supervivencia y el crecimiento de los despachos de abogados y su adecuada gestión es una palanca de innovación. La gestión del conocimiento...

• Ayuda al despacho a mejorar sus procesos, servicios y productos al centrar su acción en el intercambio del conocimiento entre sus miembros.

• Se sirve de la incorporación de nuevas tecnologías para que los abogados ganen en movilidad y productividad.

• Persigue una organización más eficiente, con menos papeles y un acceso más ágil a la información.

• Facilita la relación con los clientes y la puesta en marcha de nuevas formas de aportarles valor.

Sin duda alguna el despacho pequeño comprometido con la gestión del conocimiento tiene más facilidades para generar hoy la ventaja competitiva que le asegure el mañana.

Saber más sobre la gestión del conocimiento.

Isabel Casas Domínguez, experta en Servicios de Información Jurídica, Tecnologías de la Información y Gestión del Conocimiento, expone los beneficios que supone la gestión del conocimiento para un despacho de abogados.

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Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón: El despacho que mide, avanza

nubbius — Tue, 15 Nov 2011 08:57:05 +0000

Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón. Consultor de despachos de abogados. Socio de Pérez + Partners y autor del libro "Eficiencia y rentabilidad de un despacho de abogados"

Si una empresa de servicios profesionales quiere progresar es necesario que mida sus resultados. Ya no basta con tener controlados los gastos y los ingresos (algo que se supone que se debe hacer en cualquier situación), y la complejidad que ha adquirido el entorno actual requiere un paso más profundo que proporcione una información adecuada de la actividad.

Los balances y cuentas de resultados tradicionales dicen poco de la marcha del despacho. Son otros parámetros como el margen de cada asunto o proyecto, la tarifa media, la utilización o el leverage o apalancamiento los que miden si estamos actuando correctamente de acuerdo con nuestra estrategia. La buena marcha del despacho, y la calidad de vida de sus abogados, están directamente relacionadas con un correcto seguimiento de estos datos. Es imprescindible contar con un sistema que proporcione estas medidas, para poder centrarnos en los asuntos que resultan más rentables e intentar obtener más trabajo del mismo tipo.

La correcta gestión de un despacho, lejos de restar valor por ser tareas diferentes al estudio del derecho -percepción que frecuentemente tienen los abogados- , lo añade de una forma muy clara: nos permite centrarnos en lo importante y nos proporcionará más tiempo para prestar un buen servicio a nuestros clientes.

El despacho que mide correctamente sus resultados, avanza.

Saber más sobre los servicios de Pérez + Partners.

Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón, Experto consultor de despachos de abogados, analiza los beneficios de un bufete que utiliza la tecnología cloud computing.

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Juan Zabía de la Mata: Implicaciones jurídicas del cloud computing

nubbius — Mon, 14 Nov 2011 11:07:31 +0000

Juan Zabía de la Mata. Abogado del Estado y Socio de Zabía Abogados. Experto en Derecho del Seguro y Protección de Datos. Coordinador y coautor del libro “Protección de Datos. Comentarios al Reglamento”.

Creo no equivocarme al afirmar que en el medio plazo el software va a sufrir un radical cambio al generalizarse el cloud computing. Aunque "la nube" constituya una remisión a algo abstracto, no debe hacernos olvidar nuestra responsabilidad real sobre los datos allí alojados, por lo que resulta fundamental formalizar con el proveedor de servicios en la nube un contrato en el que éste, como encargado del tratamiento, asuma los compromisos estipulados por el art. 12 de la LOPD, especialmente en lo referente a la implementación de las medidas de seguridad exigidas por la legislación española, al compromiso de no utilizar los datos para otras finalidades distintas de la prestación del servicio contratado y la localización de la nube dentro de la Unión Europea o en país con nivel equiparable de protección. No olvidemos que estos compromisos se extienden también a los servicios gratuitos.

Ciertamente, el cloud computing abre posibilidades hasta ahora insospechadas pero no debemos olvidar la necesidad de verificar que la información allí alojada se encuentra protegida por las medidas de seguridad exigibles. De no ser así, la nube le traerá una más que probable tormenta.

Zabía Abogados.

Juan Zabía de la Mata, experto en Derecho del Seguro y Protección de Datos, analiza la seguridad del cloud computing en la práctica jurídica.

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Antonio Vaquero: La revolución del cloud computing

nubbius — Mon, 14 Nov 2011 10:20:16 +0000

Antonio Vaquero. Catedrático emérito de la Universidad Complutense de Madrid. Premio Nacional de Informática José García Santesmases 2005.

El PC llevó la informática desde los expertos a cualquier usuario. Internet conectó ese PC a un caudal de conocimiento inimaginable. La informática tiene vocación de ubicuidad, haciéndose imprescindible y presente en todos los ámbitos: hogar, ocio, trabajo,...Nada ha transformado tanto nuestras vidas en tan poco tiempo.

Y ahora ¿qué?: el cloud computing, la informática en la nube, en internet. Si todo está en la nube, ya no se necesita tenerlo local y permanentemente en una máquina, como hasta ahora. Cuando se necesite, ya se cogerá. Cualquier usuario debe disponer en cualquier sitio, de los medios, hardware y software, necesarios para organizar, con los recursos de la nube, cualquier aplicación informática y ejecutar cualquier operación deseada. De esta manera la minimización de recursos es óptima y la ubicuidad completa.

La ingeniería informática hace realidad el cloud computing: diseñando dispositivos fáciles de usar con una interfaz amigable, garantizando la seguridad y privacidad de los datos, y asegurando la robustez de las aplicaciones que los usan.

Bienvenidos al cloud computing. Cuanto antes, porque esto es imparable. Los anteriores paradigmas de la informática así lo atestiguan.

Antonio Vaquero.

Antonio Vaquero, experto en el área de la informática, expone los motivos de esta revolución llamada "cloud computing".

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