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Los hangouts de Google+: Un medio de comunicación potente y completo

nubbius3 — Mon, 13 May 2013 07:25:52 +0000

Los hangouts de Google+ son una útil herramienta para hablar cara a cara con un grupo de hasta 10 personas, organizar reuniones virtuales y emitir en directo para el mundo entero. Así, podrás agilizar en tu despacho de abogados tu trabajo realizando tus reuniones a través de esta fácil y completa herramienta, la cual está incluida con nubbius en tu cuenta de Google. Encontrarás sencillas y eficaces funciones como la pantalla compartida y la colaboración en Google Drive, haciendo de tu ejercicio más eficiente.

Vía: tecnologiayproductosgoogle

¿Todavía no has usado los hangouts de Google+? Los hangouts es un servicio de Google+ de videoconferencia, con útiles herramientas para celebrar tus reuniones sin salir de tu despacho.

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Consejo del martes

El correo electrónico no es gratis

nubbius — Fri, 19 Apr 2013 07:49:31 +0000

Cada correo individual te cuesta alrededor de 70 céntimos

El volumen de correo electrónico que gestionan semanalmente los despachos, y cualquier tipo de empresa, es desmesurado. La gran cantidad de emails recibida día a día y el tiempo que se invierte en redactar y leer correos reduce la eficiencia de los trabajadores. Muchos de ellos son documentos del despacho que hay que corregir o verificar, o que simplemente se adjuntan como copia, y respuestas cortas a mensajes de compañeros.

Normalmente, ese 'ruído' en el correo electrónico recibido es inversamente proporcional al número de herramientas alternativas de comunicación que existen. Tom Cochran, de Atlantic Media, cuenta en su testimonio sobre la implantación de Google Apps que, tras un estudio en el que obtuvieron como conclusión que cada correo leído y redactado suponía un coste en tiempo de trabajo de 90 centavos (unos 70 céntimos), descubrieron que uno de los departamentos de su empresa trabajaba con aplicaciones como Skype o Dropbox, y el volumen de emails recibidos se reducía a la mitad con respecto al resto de departamentos. De este modo, el tiempo empleado en gestionar todos los correos, también se reducía a la mitad.

Google Apps incluye herramientas imprescindibles para gestionar la información de tu despacho de forma eficiente:

Gmail: permite clasificar el correo entrante con un sistema de etiquetas. Directamente puedes marcar como leídos ciertos correos. Además, gracias a su buscador, es muy sencillo localizar cualquier email.
Hangouts: chat con el que puedes interactuar con cualquier miembro del despacho, tanto desde ordenadores como desde dispositivos móviles. Permite realizar videollamadas.
Google Drive: comparte y edita documentos de forma conjunta en tiempo real, ahorrando revisiones.
Google Apps Vault: herramienta de eDiscovery que te permite controlar y conservar tu correo electrónico, incluso aunque se elimine de Gmail.
Google +: gracias al 'hangout' de Google + podrás mantener videoconferencias con varios miembros del despacho al mismo tiempo.

Con los cambios de tecnología, ahora no es necesario adjuntar un documento y enviarlo por correo.

Así vivieron, según Tom, el salto a Google Apps en su empresa:

Mi concepto de trabajo no incluye la gestión del correo electrónico. El tuyo, probablemente, tampoco. Pero es una gran parte del trabajo que hacemos día a día. De hecho, en una sola semana recibí 511 emails y envié 284. Incluso siendo eficiente y procesando cada email en 30 segundos, probablemente seguiría tardando casi una hora y media.

Esa misma semana analicé en profundidad la actividad de mi bandeja de entrada. 235 de mis emails entrantes eran de gente de fuera de la compañía, cerca de un 46%. Mis compañeros me copiaron en 172 emails. Otros 47 emails tenían documentos para revisar.

Esos números eran desalentadores, pero necesitaba contrastar mi punto de vista. Preguntando por lo mismo a otros compañeros de la empresa, me encontré con que mi volumen estaba ligeramente por encima de la media, pero algunos de nuestros ejecutivos senior recibían cerca de 550 emails y mandaban casi 800 a la semana. Con una media de 32 palabras por correo (dos frases, más o menos), muchos eran correos superfluos de confirmación.

Esto, claramente, afectaba a la eficiencia de nuestra empresa, y teníamos todos los datos para calcular la profundidad del impacto financiero. Calculando la media de tiempo de escritura, tiempo de lectura, número de respuestas, volumen de email, salario medio y total de empleados, nos dimos cuenta de que necesitábamos un número de siete cifras para cuantificar la contaminación de nuestro correo electrónico. Un método "libre y sin fricciones" de comunicación tenía costes indirectos equivalentes a la creación de una pequeña empresa Learjet. Cada correo individual costaba 95 centavos (70 céntimos).

En un análisis más profundo, nos dimos cuenta de que todos los departamentos tenían aproximadamente el mismo volumen de correo, excepto uno. Este, tenía solo una tercera parte del volumen de correo normal. No solo eso, sino que cada mensaje tenía una media de 140 palabras, o tres párrafos: una tercera parte de los correos y cuatro veces más largos, ¿por qué?

He trabajado para una startup, una gran consultora, una pequeña firma de relaciones públicas y la Casa Blanca. Durante mi carrera, el total de 'ruido' de mi correo electrónico era siempre inversamente proporcional a la disponibilidad de canales alternativos de comunicación. También me he dado cuenta de que un plan de oficina abierta disminuye la sobrexplotación de correo electrónico: cuando se quitan las barreras físicas de comunicación disminuye drásticamente la dependencia del correo electrónico.

Todos estos rasgos estaban presentes en ese departamento. Tenían una oficina abierta, sin puestos individuales. Cada pantalla tenía una serie de ventanas abiertas: Skype, GChat, Campfire, Dropbox, Tammer y Google Docs: la tecnología correcta para situación correcta. Y el equipo estaba compuesto por trabajadores con conocimientos digitales, la mayoría de los cuales habían vivido la mitad de su vida conectados a Internet.

Es importante reducir la sobreexplotación de correo electrónico y aumentar la colaboración

Así debería ser una oficina digital. Este es el ejemplo que quiero ver en el ADN de toda nuestra compañía. El email es la aplicación definitiva de una generación ... por desgracia. Para muchos empleados fue como su entrada a un mundo digital, pero en la última década se ha convertido en un sistema sobreexplotado y desordenado. Todo se envía por email: la invitación a almorzar, la actualización de estado, la confirmación de recibimiento, las copias de seguridad clandestinas, y la lista sigue. Nuestro mal comportamiento ha ido agravando cada año estos obstáculos.

La buena noticia es que existen herramientas para arreglar este problema: software de colaboración, comunidades sociales, mensajería instantánea, videoconferencia ... Y todas ellas en la nube. Hace unos meses migramos la compañía a Google Apps, mejorando nuestra movilidad y colaboración. Inmediatamente se produjo un cambio masivo en la cultura de comunicación. Una empleada lo resumió a la perfección cuando comentó que "una bomba de colaboración había explotado" en la oficina. Ahora, caminando por la oficina puedes ver a todo el mundo usando mensajería instantánea para comunicarse. No es necesario adjuntar documentos en email gracias a la edición conjunta de Google Docs. Los primeros resultados no son significativos, pero mostraban que había sido un éxito disminuyendo nuestro abuso del correo electrónico y aumentando la colaboración. Mi propio uso del correo electrónico ha caído cerca del 15%.

Para mi, el email es el medio de comunicación del que más se abusa en el entorno de la oficina. Y la extendida percepción de que eso no incrementa el coste está dañando de forma crónica a la eficiencia en los lugares de trabajo. El desafío al que nos enfrentamos no es una aversión hacia la tecnología, sino un cambio. Hay un atrincherado nivel de comodidad con el email, haciéndolo habitual y un apoyo comunicacional. Tenemos que ver los emails como uno solo de los muchos canales de colaboración. Adoptar más amplitud de herramientas para conectar a la gente, enseñarles el uso apropiado de cada una y fomentar el uso inteligente de la tecnología adecuada.

Desde el boom de Internet en los 90, la mayoría de los despachos dependen del correo electrónico como medio de comunicación profesional. Sin embargo, el mal uso de esta herramienta disminuye la eficiencia y, como consecuencia, aumenta los costes. Afortunadamente, existen alternativas al correo electrónico. Tom Cochran, de Atlantic Media, cuenta la experiencia de su empresa, que dio el salto del correo electrónico tradicional a Google Apps.

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¿Cómo crear copias de seguridad de tus perfiles en redes sociales?

nubbius — Mon, 27 Aug 2012 09:15:24 +0000

Facebook

Conocido por convertir un simple proceso o función en algo complicado, Facebook ha añadido una nueva característica que permite hacer una copia de seguridad de nuestro perfil. Cuando accedas a tu cuenta, haz clic sobre la flecha situada en la parte superior derecha de la pantalla y se te desplegará un menú del que debes elegir "Configuración de la cuenta" y pinchas sobre "Descarga una copia de tu información".

¿Qué se descargará?

Fotos y vídeos que has compartido en Facebook.
Tus Publicaciones del Muro, mensajes y conversaciones de chat.
Los nombres de tus contactos y algunas de sus direcciones de correo electrónico.

Twitter

Con más de 200 millones de tweets diarios, no es tarea fácil archivar el vasto flujo de Twitter. Sin embargo, existen muchas opciones para hacer copias de seguridad de tu propia cuenta de Twitter: TweetBackup, BackUpMyTweets y TweetGuard son algunas de las formas de hacerlo.

Google+

Al igual que Facebook, Google facilita la copia de seguridad de tus fotos de Google+, publicaciones y contactos. Usa Google Takeout para descargar tus datos. Podrás hacer una copia de seguridad de:

Álbunes de fotos de Picasa.
Tu perfil de Google,
Contactos de Google y su secuencia.

Realizar copias de seguridad de tus contactos de LinkedIn es fácil. Selecciona "Contactos" en la barra de navegación principal y en la parte inferior de la pantalla haz clic en "Conexiones de exportación", y elige el formato de descarga. El proceso es rápido y fácil, pero sólo permite realizar la copia de seguridad en formato PDF.

Aplicación para hacer copia de seguridad de todas las redes sociales

Automatiza las copias de seguridad de tus perfiles de Facebook, Gmail, Twitter, Google Drive, Flickr y otras cuentas de medios sociales con backupify.

Fuente: legalproductivity.com

Existen pocas posibilidades de que un abogado pierda sus datos alojados en las redes sociales, pero siempre existe el riesgo. Entonces, ¿qué podemos hacer para proteger nuestra información, imágenes y contactos de nuestros perfiles de las redes sociales?. Una copia de seguridad es la solución más rápida y fácil.

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Consejos de supervivencia para la vuelta al ejercicio profesional

nubbius — Thu, 23 Aug 2012 11:16:25 +0000

Una manera fácil de coordinar tu vida social y laboral.

Los "hangouts" (quedadas) de Google+ permiten realizar videollamadas con hasta 9 personas desde el ordenador, móvil o tableta. Esto supone una gran oportunidad para cuando el despacho necesita discutir algunos cambios de última hora y no perder tiempo en trasalados.

Para estar al tanto de toda la información y de lo que sucede dentro del bufete, la aplicacion Symphonical Hangout proporciona un muro virtual de notas adhesivas virtuales muy útil para discusiones de casos, notas importantes, etc.

Con Google+ eventos, puedes invitar a otros abogados a un acontecimiento, como por ejemplo una reunión y adjuntar un vídeo personalizado para la invitación. Durante el evento, las fotos tomadas se pueden subir a la página del evento en tiempo real.

Mantente organizado, eficiente, ahorra tiempo y estate preparado para lo inesperado

Seguro que al abrir cada día tu correo te encuentras con un número significante de emails no deseado, esto puede ser producido por culpa de las distintas listas de correo a las que nos hemos agregado sin querer o incluso sin darnos cuenta. Con Gmail puedes anular las suscripciones gracias a una herramienta. Gmail avisará cuando marquemos como Spam un mensaje de una lista de correo. Podremos elegir entre cancelar la suscripción o bien reportar el mensaje como spam o correo electrónico no deseado.

Si la bandeja de entrada de tu correo electrónico es un poco caótica debido a una mala organización de los emails, tienes la posibilidad de utilizar Gmail Priority Inbox. Destaca o prioriza los emails para mejorar la productividad del despacho y evitar estar horas y horas contestando correos que no resultan tan importantes.

Con el panel de investigaciones de Google Docs puedes realizar una búsqueda de Google directamente desde los documentos sin que tengas que abrir una nueva pestaña en el navegador. Con sólo un par de clics puedes consultar mapas, citas, imágenes, y mucho más.

Trabaja con los demás miembros del bufete. Con Google Drive, puede utilizar carpetas compartidas para que todos los abogados de la firma puedan acceder a los documentos y expedientes sin necesidad de tener que enviarse emails entre ellos para actualizar la información.

Google Cloud Print es una nueva tecnología que conecta tu impresora a la web, permitiéndote utilizarla desde las aplicaciones que utilizas a diario sin tener que cambiar de impresora. Funciona desde el teléfono móvil, tableta, Chromebook, PC y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet desde el que quieras imprimir.

Obtén lo que necesitas más rápido a donde vayas

Para aquellos abogados que hayan empezado a trabajar en un despacho situado en una localidad nueva, Google Maps con Street View te permite explorar la zona mediante imágenes a pie de calle, 360 grados. Podrás comprobar la dirección de los juzgados, la dirección de un cliente, etc.

Mantente informado con Google Now. Esta función, disponible en los dispositivos que ejecutan Android Jelly Bean, se trata de un asistente virtual mezclado con una agenda, que de forma inteligente te va proporcionando asistencia según lo necesites y dependiendo del lugar donde estés y la hora que sea. ¿Es la hora de comer? El terminal te busca restaurantes cercanos a tí.

Seguro que te sentiras más aliviado sabiendo que hay herramientas que pueden ayudar en tu vuelta al ejercicio profesional. Es hora de que alcances la eficiencia y de ser más productivo a la hora de trabajar en el despacho. Y recuerda que todas estas posibilidades y más están disponibles e integradas con nubbius, tu software de gestión de bufetes.

Cuando el mes agosto llega a su fin, inevitablemente para la mayoría de los abogados acaba el descanso y es hora de volver al ejercicio profesional. Recursos, juicios, reuniones, etc., volverán a ocasionar más de un dolor de cabeza entre los letrados. Si este otoño te sientes menos preparado para hacer frente al trabajo del despacho, puedes seguir los siguientes "Consejos de supervivencia para la vuelta al ejercicio profesional", una guía pensada para que, mediante el uso de herramientas de Google integradas en nubbius, tu vuelta al despacho sea lo menos abrumadora posible.

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Una demostración práctica de Google Apps

nubbius — Tue, 17 Jul 2012 12:25:06 +0000

Con Google Apps podrás entre otras cosas:

Recibir en tu bandeja de entrada de Gmail un correo escrito en otro idioma y traducirlo al instante con el traductor incrustado en Gmail.
Realizar una videollamada con Gtalk para hablar sobre un caso o expediente con un clientes o abogado desde cualquier lugar.
Subir los documentos del despacho a Google Docs y compartirlos con quien tu quieras. Además, Google Drive permite la opción de convertir imágenes en texto, algo muy útil para no reescribir documentos que tengamos escaneados.
Todos los documentos almacenados en Google Drive pueden ser editados por varias personas a tiempo real.
Realizar una viodeoconferencia con varias personas al mismo tiempo a través de una quedada en Google+

Todas estas posibilidades y más podrás encontrar en el siguiente vídeo. Y recuerda que todos estos productos están disponibles e integrados con nubbius, tu software de gestión de bufetes.

En el siguiente vídeo, dos expertos, mediante un caso práctico de negocio, hacen un recorrido por las distintas herramientas de trabajo de Google Apps, realizando una demostración de cómo estos productos facilita el trabajo diario de una empresa. El caso práctico expuesto en el vídeo puede ser aplicable a cualquier modelo de trabajo, en nuestro caso, al ejercicio profesional de los abogados. Google cuenta con herramientas de trabajo que, integradas con nubbius, permiten que un despacho de abogados aumente su productividad gracias a una gestión eficienciente del bufete.

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Los contactos de Google se integran con Google+

nubbius — Tue, 13 Dec 2011 09:43:25 +0000

Si utilizas Google+ puedes hacer crecer tus círculos, filtrar correos electrónicos y contactos por círculos. Además, toda la información de tus contactos se mantendrá actualizada automáticamente y podrás compartir ficheros adjuntos sin salir de tu bandeja de entrada.

Para más información: gmailblog.blogspot.com

Google está introduciendo algunas integraciones nuevas con Google+ que seguramente mejorarán Gmail y la lista de tus contactos.

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Google + disponible para los usuarios de Google Apps

nubbius — Mon, 31 Oct 2011 08:36:15 +0000

Ya es posible activar de forma manual Google + para su organización. Una vez que Google + está activado, los usuarios sólo tendrán que inscribirse en google.com/+ para empezar. Los clientes que utilizan Google Apps para empresas o la versión gratuita de Google Apps y que han optado por activar de forma automática los nuevos servicios, Google + estará a disposición de todos sus usuarios en los próximos días.

Fuente: googleenterprise.blogspot.com

Google + está disponible para personas que usan Google Apps en la universidad, en el trabajo o en casa.

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