Fundamentos para la gestión de tus expedientes

1. Define tu objetivo

Es fácil desviarse del camino principal cuando no sabes cuál es la meta a la que tienes que llegar. Sea cual sea el caso que estás tratando, todos ellos tienen un punto en común, llegar a un objetivo. Para ello, es necesario definirlo desde el primer momento, ya que será tu meta a alcanzar en un período corto o largo de tiempo. A su vez, esto te ayudará en la relación con tu cliente, ya que a veces el mismo cliente no sabe exactamente qué es lo que quiere conseguir a través de nuestra ayuda.

2. Define los pasos necesarios para alcanzar ese objetivo

Haz una lista con los pasos que debes seguir para alcanzar tu objetivo.

Al escribir los pasos, tienes la oportunidad de ver huecos y pensar en la forma de rellenar o evitarlos.

Anota cada paso y cada obstáculo superado por muy pequeño que sea, ya que puedes desviar tu mirada hacia otro punto y olvidar lo realmente importante. Quizás el caso es simple y directo, pero nadie nos avisa con anterioridad de los giros inesperados que pueden causar un verdadero caos en apenas unos minutos.

3. Define los recursos que necesitas

La cuestión aquí es, ¿cómo hacerlo y quién lo va a hacer? Coge la lista con los pasos a realizar y anota cómo se va a hacer y por supuesto quién lo hará. Quizás resuelvas el caso en primera persona, pero a veces lo harán otras personas por tí, ya sean abogados de tu mismo despacho, o abogados de un despacho con el que tienes un convenio. En este segundo caso, debes elegir adecuadamente a la persona a la cuál vas a delegar el trabajo. No olvides que debe ser una persona que se ajuste a tu perfil y que esté muy cualificada para tratar ese tipo de casos, y que además debes dedicar una parte de tu tiempo a supervisar si lo que están haciendo se ajusta al objetivo.

4. Define un horario

El siguiente paso es estimar el nivel de esfuerzo exigido a la persona que va a realizar todas las partes o alguna de ellas. Para ello es necesario la creación de un horario, con la finalidad de repartir las tareas de la mejor forma posible, debido a que algunas tareas pueden realizarse a la misma vez. De esta forma ahorras tiempo y dinero.

A partir de esa información, será más fácil estimar la cuota a cargar en cada una de las tareas y el coste total del caso.

5. Comunícate con los demás

Por un lado, algunos abogados pueden ofrecerte sus conocimientos, ya que es posible que hayan trabajado con el cliente o el tribunal. Otra posibilidad es que ese abogado halla tenido un proyecto similar. Por otro lado, los delegados pueden tener conflictos y no saber resolverlos.

Escucha y aprecia las aportaciones. Así asumirán un mayor compromiso y se sentirán parte del proceso.

También es muy importante conseguir la participación y total entrega tanto de delegados como de clientes.

6. Define tus herramientas de organización

A estas alturas puede que estés en dos situaciones diferentes:

• Has acumulado hojas de papel, incluso algunos archivos de computadora, con el objetivo, la lista de tareas, los horarios y el nivel de esfuerzo, por no mencionar la identificación de opciones, formas de evitar escollos y trampas, y el costo o el precio del proyecto. Eso puede ser un gran montón de información, incluso para un proyecto de tamaño mediano.
• Tienes toda la información en tu ordenador ya que has usado herramientas de participación para la creación de las tareas, y resolución del caso. Esto demuestra que la tecnología está integrada en tu despacho y en tu forma de trabajar.

7. ¿Has terminado ya?

Tienes el equipo perfecto y las herramientas adecuadas para resolver el caso, pero ¿has tenido en cuenta los factores externos al proceso? Las personas, las herramientas, el tiempo, la política, las leyes, y otras catástrofes están al acecho, esperando para atacar. Si anteriormente has planeado bien lo que debes hacer para conseguir tu objetivo, eso debería ayudarte a resolver los problemas cuando llegan.

En caso contrario debes afrontar los contratiempos, enganchar al equipo y al cliente para poner el caso de nuevo en marcha. Esto puede requerir más recursos, más tiempo o un enfoque revisado, pero no olvides el objetivo establecido en el paso 1.

Caso terminado

Es importante reconocer el trabajo de tu equipo y el apoyo que ha recibido el caso. Si el caso ha tenido éxito, debes compartir el éxito. Pero si el caso ha sido un fracaso, la responsabilidad está en tí.

Pero aquí no acaba todo, debes finalizar por completo el caso a través de:

Analizar los fracasos es el distintivo entre mantener o perder a los clientes.

• Ten una cita con tu cliente. Tanto si el caso ha sido un éxito como un fracaso es muy importante tener esta cita. Cuando el resultado ha sido negativo la situación puede ser un poco tensa, pero es necesario analizar los problemas y conocer la perspectiva del cliente sobre nuestra planificación, ejecución y resultados.

• Reúnete con tu equipo de forma individual o en grupo y discutir lo que funcionó y lo que no. Esto no sólo mejorará tu planificación para el próximo proyecto, sino que de nuevo reconocerás el esfuerzo que han hecho para ayudarte.

Fuente: Attorney at work