Martes 27 Marzo 2012
Cómo hacer que tus emails sean más eficientes
El correo electrónico es una parte necesaria en la vida laboral del abogado, pero requiere gran cantidad de nuestro tiempo y del tiempo de nuestros destinatarios. Éstos son algunos consejos para hacer que tus mensajes de correo electrónico sean más eficaces. tus lectores podrán apreciar tus esfuerzos.
¿Se debe utilizar el correo electrónico para todo?
No es necesario escribir un email para todo, además, no siempre es la mejor forma de comunicar, solucionar o cumunicar algo. Un email de ida, casi seguro, generará otro de vuelta. Antes de decidir si enviar un correo, debemos valorar si realmente es necesario y si te va a aportar algo.
Asunto
El asunto debe ser descriptivo. El lector lo utilizará para decidir qué leer, qué eliminar sin leer, etc. Hay que tener en cuenta que el email estará en la entrada de nuestro destinatario con 50 correos más. Cuando el receptor quiera buscar tu mensaje, un título descriptivo le hará más fácil el trabajo.
El cuerpo del email
Pon la información más importante en la parte superior del email. Muchos lectores no se desplazarán hacia abajo para leer, sobre todo si están leyendo desde un dispositivo móvil.
Un buen formato puede ayudar
Mantén los párrafos cortos, utiliza saltos de linea entre párrafos, y en su caso, utilizar listas con viñetas. Para los emails largos usa encabezados.
Firma
La firma debe incluir, como mínimo, el nombre y apellidos, razón social, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
No presiones el botón "Responder a todos"
No presiones "Responder todos" a menos que haya una buena razón para enviar el correo electrónico a cada persona a través de "Para" o "CC".
Archivos adjuntos
Asegúrate de que realmente adjuntas los archivos. Haz que tus archivos adjuntos sean fácil de descargar para el lector. Cambiar el nombre de los archivos ayudará al destinatario a tener claro cuál archivo descargar (ejemplo: "Calendario revisado", en lugar de "2012_02_22_20_20_01" ).
Fuente: www.legalproductivity.com