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Viernes 14 Diciembre 2012

Diez consejos para abogados con Google Drive

Google Drive ha incorporado recientemente algunas actualizaciones que harán que sea más fácil encontrar, organizar, ver y colaborar en la creación y edición de sus archivos. Estas actualizaciones serán especialmente útiles para tu despacho de abogados, ya que te permitirán organizar de forma más eficiente el gran volumen de archivos con los que trabajas diariamente. 

Google Drive

  1. Instala Google Drive en tu ordenador para organizar tus documentos y para tenerlos siempre a mano a través de tu smartphone o tablet, con Android o iOS. No tienes más que arrastrar y soltar con el ratón los archivos desde la carpeta de Google Drive a tu ordenador para empezar a sincronizar sus cosas. 
  2. Utiliza la función de compartir en Drive para compartir carpetas completas o algún archivo en particular con una o varias personas. Podrás elegir que otras personas puedan comentar y editar el documento, o que únicamente puedan visualizarlo.
  3. Trabaja de manera simultánea en un mismo documento, hoja de cálculo o presentación con el resto de miembros de tu despacho, de forma que puedan ver los cambios en tiempo real. Utiliza la función de comentarios para agregar notas y discutir acerca del contenido con tus compañeros. En los documentos pueden conversar en el chat en tiempo real. Ideal para el trabajo en equipo.
  4. Establece el acceso sin conexión utilizando Chrome para seguir trabajando en Google Drive cuando no tengas conexión a Internet. De este modo podrás acceder a tus documentos y hojas de cálculo, mover carpetas de lugar, y editar tus documentos,, y en cuanto te vuelvas a conectar a Internet, los cambios se sincronizarán automáticamente en todos tus dispositivos. 
  5. Crea documentos nuevos inspirándote con la galería de plantillas, o sube y convierte documentos existentes realizados en Word, Excel y PowerPoint, entre otros, para poderlos editar y compartir fácilmente. Adicionalmente podrás subir imágenes a tus documentos o insertar vídeos de YouTube a tus presentaciones para hacerlas más atractivas. 
  6. Consulta el historial de revisiones para saber quién ha visto el documento y para ver qué cambios han realizado otros miembros de tu despacho. También puedes revertir a una versión anterior de un archivo y ver las ediciones realizadas a cualquiera de estas versiones.
  7. Encuentra fácilmente tus archivos con la búsqueda por persona. ¿No puedes recordar el nombre del archivo pero sabe quién lo compartió con ustedes? Ahora Drive cuenta con la función de autocompletar para los nombres en las búsquedas, facilitando así encontrar justo lo que estas buscando. Además, ahora las búsquedas incluyen archivos eliminados que se encuentren en la basura. Con esto podrás encontrar incluso archivos que hayan sido eliminados accidentalmente.

        

  8. Arrastra y suelta carpetas directamente en Chrome. Si estas usando Chrome en su ordenador, puedes arrastrar y soltar carpetas enteras a Google Drive  para sincronizar los archivos contenidos.  
  9. Visualiza archivos de Google Earth en Drive. Ya antes podías disfrutar de una gran variedad de archivos que pueden visualizar en Drive, ahora, también pueden abrir archivos de mapas de Google Earth (.kml y .kmz) para obtener una vista previa e interactuar con estos archivos desde Drive en la web.   
  10. Crea carpetas mientras organizas tus archivos en Drive. Ahora, cuando selecciones archivos en tu lista de Drive, puedes elegir entre agregarlos a una carpeta existente,o a una nueva.     
     
    Extra: 
    También hemos incluido algunos consejos adicionales para los administradores de Google Apps que utilizan Drive en su dominio:
    • Instala Drive en ordenadores Windows de manera remota: Instala Drive de manera remota en muchos equipos Windows a la vez utilizando el Instalador MSI de Drive para Windows. 
    • Prueba la API de Administración de Licencias. Si tienen cientos o miles de personas utilizando Google Drive en su dominio, utiliza esta API para automatizar y hacer más eficiente tus tareas de manejo de almacenamiento. 
    • Utiliza la asignación de almacenamiento y subida colectiva para agregar a todos los usuarios en un paso subiendo un archivo CSV y para la asignación escalable de licencia. 

    • Utiliza la búsqueda de usuarios para asignar o cambiar la cantidad de almacenamiento para un usuario en particular buscándolo por su nombre.  

      

    Esperamos que estos consejos te sirvan para sacar el máximo provecho de Google Drive y nubbius desde cualquier parte, y te facilite la colaboración con el resto de miembros de tu despacho de abogados. 

    Fuente:tecnologiayproductosgoogle.blogspot.com.es

Tags: Google Drive, Consejos,

Categorías: Nos interesa

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