eDiscovery con nubbius

eDiscovery ha cobrado protagonismo en los medios de comunicación durante los últimos meses. El 'Caso Nóos', en el que los correos electrónicos aportados por Diego Torres han llevado a la imputación de su Alteza Real, la Infanta doña Cristina, está sacando a relucir la utilidad de este tipo de herramientas, sin la necesidad de desmontar el disco duro del servidor (si se tiene) y entregarlo al juez. Por lo tanto, no debes "desmerecer" la importancia de controlar la información que generas e intercambias en tu ejercicio profesional.

¿En qué consiste eDiscovery?

eDiscovery es un sistema de almacenaje seguro de datos, y recuperación de los mismos en el que se asegura, busca y localiza información electrónica. Abarca la conservación de archivos digitales de todo tipo: emails, sonido, imágenes, documentos, páginas web, etc. En la actualidad, la utilidad de eDiscovery gira principalmente en torno a la conservación y control de correos electrónicos, un medio de comunicación esencial en el día a día de las empresas y organismos públicos, aunque a medio plazo se utilizará para el control y la recuperación de todo tipo de contenido. En eDiscovery cobra vital importancia el archivo de metadatos, que permitan dar evidencia a los documentos electrónicos, que por su naturaleza son intangibles. Es muy importante que la recuperación de la información esté en un formato que asegure la autencidad de la misma. Es decir, eDiscovery no es imprimir un email o recuperar un correo de Microsoft Outlook, donde la autenticidad del mismo es cuestionable.

El concepto de eDiscovery forma parte de un término más amplio: 'information governance' (control de la información, en castellano), que hace referencia al conjunto de procesos, estructuras y controles implementados en las empresas para administrar la información generada con fines de seguridad y operatividad. 

Se trata, en definitiva, de que las empresas sepan con exactitud y conserven lo que se envía desde y genera en su organización, y puedan utilizarlo como prueba en determinadas ocasiones sin tener que recurrir a costosas investigaciones.  

¿Es obligatorio tener un herramienta de eDiscovery?

En España, la Ley 25/2007 y la Directiva Europea 2006/24/CE solamente obligan a las empresas de telecomunicaciones a conservar, durante un período de entre seis meses y dos años, datos sobre las comunicaciones electrónicas (telefonía, correo electrónico, etc.). Estos datos deben almacenarse de forma segura y únicamente se podrá acceder a ellos en caso de que una resolucion judicial lo autorice. No hay ninguna ley a nivel nacional que obligue a que todas las empresas utilicen eDiscovery. 

En el derecho anglosajón (no muy lejano si has estado implicado como abogado en algún proceso con una multinacional), se denomina Discovery al proceso de recopilación de la información relevante para un caso y su puesta a disposición de las partes inmersas en un procedimiento legal. En este sentido, el término eDiscovery se utiliza para referirse a los procedimientos relativos a la gestión de información en formato electrónico, mediante la identificación, recopilación, custodia y búsqueda de todos aquellos documentos que puedan ser utilizados en un litigio. Es decir, en caso de litigio, la información tiene que estar lo suficientemente ordenada para que esté disponible con una inmediatez máxima. Caso contrario, puede ser sancionado. 

¿Será vinculante en el medio plazo para las empresas españolas? No sabemos si habrá un cambio en el ordenamiento jurídico en el futuro, pero si podemos ver que la información electrónica puede ser determinante en un pleito, y como abogado debería preocuparse de controlar esa información, tanto la de su despacho como la de sus clientes. Quizás veas esto como una traba y sobre todo, como otra fuente de gasto.

Con nubbius un despacho de abogados dispone de un sistema de eDiscovery fiable y asequible

Google Apps Vault es una herramienta de eDiscovery disponible en Google Apps e integrada con nubbius. Actualmente archiva los mensajes de correo electrónico y chat siguiendo las directrices de retención programadas y en un futuro cercano permitirá controlar la información incluida en Google Drive. De esta manera  se evita la eliminación de información por accidente: aunque un miembro del despacho elimine un correo electrónico en su buzón, éste estará disponible con Google Apps Vault para su recuperación. Todos los datos se agrupan en un archivo en el que se aplican estrictas políticas de control de la información: las conexiones a los servidores de Google son encriptadas, cuenta con un sistema integrado de recuperación tras fallos y hay controles precisos para compartir datos, todo en la nube de Google. Además, la retención de los mensajes se puede programar más allá del tiempo estándar establecido en caso de que exista especial interés por mantener ciertos datos.

Los mensajes guardados se pueden recuperar para ser utilizados como prueba en auditorías de cumplimiento de normativas y pleitos. Para ello, Google Apps Vault ofrece la posibilidad de exportarlos en formatos estándar y válidos para su proceso y revisión. Vault utiliza los algoritmos de búsqueda de Google para agilizar la búsqueda de información, permitiendo a usuarios autorizados buscar en el archivo información concreta y útil para temas específicos en segundos, con una auditoría de las búsquedas y recuperaciones de la información.

Después de este análisis, quizás veas eDiscovery como una traba y sobre todo, como otra fuente de gasto, pero sólo te costará 40 € por usuario del despacho al año, que seguro que amortizarás en el futuro, pero sobre todo te va a dar tranquilidad al tener la información controlada.

¿Quieres saber más detalles concretos sobre nubbius y eDiscovery?

Referencias