Jueves 24 Enero 2013
El ayuntamiento de Gap se pasa a Google Apps
Enric Garnier y Michael Candid (Gerente y jefe de proyecto informático de la ciudad de Gap, respectivamente), nos cuentan como el uso de Google Apps for Business ha mejorado los servicios públicos de esta localidad francesa, desde que los funcionarios comenzar a usar esta herramienta el pasado mes de Septiembre.
El uso de Google Apps for Business ha permitido a la ciudad de Gap adentrarse en un nuevo entorno de comunicación y colaboración. Ya más de 450 funcionarios trabajan con Google Apps, incluidos los miembros del departameno de TI de la ciudad, que decidió implanrae esta herramienta de trabajo para poner fin a la situación de saturación que vivían con las herramientas de trabajo tradicionales. "Dos miembros de nuestro equipo se dedicaban a tiempo completo a solucionar los problemas de saturación del servidor y los buzones de correo", afirma Enric Garnier, responsable del departamento infromático de la ciudad "Estos problemas provocaban que ser perdiera la conexión a Internet durante horas, y que se tuvieran que pasar largas horas durante la noche realizando copias de seguridad".
De la noche a la mañana, la incorporación de Google Apps cambió radicalmente esta situación; no sólo ha permitió que el equipo informático se liberara y pudiera dedicarse a nuevos proyectos, sino que también se incorporó a otros servicios de la ciudad para que el resto de los trabajadores pudieran beneficiarse también de estas ventajas. “El servicio de mensajería utilizado sufría una sobrecarga de entre un 10-20%, hasta que comenzamos a utilizar Google Apps, que nos proporciona un conjunto completo de herramientas de comunicación y colaboración, tanto internas como externas” comenta Michael Candido, director del proyecto "El coste extra por obtener las mismas funciones todo-en-uno de Google Apps mediante la subcontratación de un servicio de mensajería hubiera sido de entre el 20-200%”.
Tan sólo entre Septiembre y Octubre de 2012, gPartner (integrador de Google Apps) ha conectado 600 estaciones de trabajo, y ha capacitado a 50 referentes de entre los funcionarios que utilizan este nuevo sistema para agilizar los servicios públicos. En estos meses se han repatriado cientos de gigabytes en los archivos de correo y los usuarios han podido encontrar correos electrónicos que creían perdidos mediante el buscador integrado de Gmail.
Algunas de las aplicaciones de Google Apps:
- De ahora en adelante la subdivisión de servicios cuenta con una memoria completa y exhaustiva de todos los registros que puede consultar en línea durante las reuniones.
- Con Google Drive, los trabajadores de un mismo proyecto pueden compartir y colaborar a tiempo real sobre un mismo documento.
- Los jefes de departamento han limitado sus desplazamientos mediante el uso de los Hangouts (Videoconferencias) y Gtalk (Servicio de mensajería instantánea), con los que pueden estar presentes en cualquier lugar del mundo sin salir de su despacho. También han descendido las horas extraordinarias realizadas por el personal, y se ha facilitado la actividad del departamento de recursos humanos, que ahora cuenta con datos en tiempo real, que mejorarán próximamente con el extranet de Google Sites.
- Los ciudadanos también se han beneficiado de la incorporación de Google Apps a la administración pública, por ejemplo; con Google Calendar pueden consultar la disponibilidad de las salas de bodas en línea y reservar a través de su la web de la ciudad.