Microsoft Outlook vs Gmail

Acceso a la cuenta de correo electrónico

Con Microsoft Outlook normalmente accedes a tu correo desde un ordenador concreto protegido por un cortafuegos. En Gmail puedes acceder a tu correo de forma segura a través de Internet, desde cualquier ordenador y en cualquier sitio. Esto supone una conexión segura ya sea desde tu despacho de abogados, tu domicilio o los juzgados, sin que tengas que hacer nada.

Creación de mensajes

En Microsoft Outlook necesitas abrir una nueva ventana para redactar un mensaje, en Gmail no. Además, los mensajes y respuestas se agrupan de forma predeterminada en conversaciones, en lugar de aparecer por separado tal y como ocurre en Microsoft Outlook. Esto facilita la búsqueda de correos, y te permite hacer un seguimiento exhaustivo sobre tus conversaciones con los clientes. 

Así, mientras que con Microsoft Outlook puedes reenviar un mensaje, o varios mensajes adjuntos, con Gmail puedes reenviar un mensaje o la conversación entera.

Formato y archivos adjuntos

En Microsoft Outlook puedes añadir un formato enriquecido, insertar imágenes en un mensaje y crear varias firmas. En Gmail puedes añadir formato, colores, enlaces, fotos,o resaltar texto con la barra de herramientas situadas encima del mensaje. Puedes crear una única firma para todos tus mensajes o varias a través de la función Respuestas Prediseñadas. Además puedes añadir fotos y archivos adjuntos de hasta 10 GB, o bien compartirlos con otros usuarios a través de Google Drive. Si utilizas Google Chrome, no tienes más que arrastrar el archivo al escritorio del mensaje. 

Archivado y eliminación de mensajes

Mientras en Microsoft Outlook tienes que eliminar mensajes para ahorrar espacio, o bien almacenarlos en una ubicación física, en Gmail puedes archivar los mensajes poco importantes. De esta forma, estos correos no ocuparán espacio en tu bandeja de entrada, pero podrás seguir  en la conversación, y se te notificará cada vez que alguien intervenga en la conversación. Ten en cuenta que dispones de un almacenamiento personal web de 25 GB, por lo que es poco probable que necesites archivar o eliminar conversaciones.

Si seleccionas la opción Todos tendrás acceso a todos tus mensajes, incluso a los archivados, por lo que no tienes que preocuparte si borras por accidente un correo importante.

Búsqueda y clasificación

En Microsoft Outlook puedes ordenar tus mensajes por destinatario o por fecha, y buscar manualmente, o bien realizar una búsqueda de texto completo. En Gmail, puedes utilizar la tecnología de búsqueda de Google, con la que encontrarás cualquier mensaje en segundos:

• Búsqueda por remitente o periodo
• Búsqueda por etiqueta o palabra clave, con el buscador de palabras universal
• Búsqueda por atributos del mensaje
• Métodos abreviados para realizar búsquedas; Una vez hayas localizado el mensaje deseado, Gmail te mostrará una versión del texto de la búsqueda. La próxima vez que desees buscar el mensaje, puedes escribir directamente estos operadores de búsqueda sin tener que abrir el cuadro de nuevo. 

Para ordenar tu bandeja de entrada, en Microsoft Outlook puedes organizar los mensajes en carpetas y marcar los importantes. En Gmail, puedes aplicar una o varias etiquetas descriptivas a los mensajes gracias a la herramienta de Administrar etiquetas. Una vez tengas etiquetados los mensajes, podrás filtrarlos a través del buscador de palabras. También puedes destacar los mensajes y conversaciones importantes mediante estrellas. Seleccionando la opción Destacados, los mensajes importantes se filtrarán automáticamente. 

En Microsoft Outlook puedes asignar una o varias categorías a los mensajes, que aparecerán señalados con diferentes colores. Gmail funciona de forma similar a través de las etiquetas de colores, y las superestrellas, que podrás habilitar en la opción Estrellas, dentro de Configuración General. 

Estas son sólo algunas de las diferencias más significativas entre Gmail y Microsoft Outlook. Si quieres conocer todas las herramientas de Gmail, puedes echar un vistazo a la comparativa completa aqui:

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