Laura M. Mollá Enguix: Las nuevas tecnologías en los pequeños despachos

Laura M. Mollá Enguix. Departamento Jurídico GMR Management y Servicios Jurídicos S.L

Mucho se habla de las nuevas tecnologías en los grandes despachos, y de qué modo éstas facilitan cómo prestamos servicios y nos relacionamos con nuestros clientes.

Generalmente son noticia cuando un gran despacho utiliza las bases de datos jurídicas de una determinada editorial en la nube, o ha adquirido una 'tablet' para sus abogados.

Pero, ¿ello implica que no es posible en los pequeños despachos? ¿En aquellos que sólo cuentan con dos o tres profesionales? ¿O incluso en el caso del profesional que ejerce en solitario?

Considero que no. Y para muestra un botón.

Nuestro despacho hace años que se fue adaptando a las nuevas tecnologías, utilizando bases de datos para el estudio de legislación y jurisprudencia a través del cloud cómputing. Ello nos permitía acceder desde cualquier lugar para realizar consultas puntuales a determinada norma legal completamente actualizada, sin necesidad de estar físicamente en el despacho.

Por protocolo de actuación, cualquier documento que entra al despacho, es inmediatamente escaneado y asignado al expediente. Ello nos facilitaba mucho la búsqueda y consulta del mismo cuando estábamos en el despacho.

Cuando no nos encontrábamos allí, la solución era conectarse remotamente al servidor para acceder a la documentación, lo que nos permitía no tener la necesidad de tener que estar físicamente en el despacho. La evolución de las tecnologías nos permitió un acceso en la nube a nuestro programa de gestión sin necesidad de esa conexión remota al servidor, con todas las garantías de seguridad jurídica, lo que ha sido un paso más allá en la digitalización de nuestro despacho.

Ello ha supuesto que ya no necesitemos exclusivamente un ordenador para acceder a nuestra documentación sino que podemos acceder a través del Iphone o el Ipad.

Con la aparición y perfeccionamiento del Ipad, todavía ha supuesto subir un escalón más en nuestro despacho digital.

Como hemos dicho anteriormente, por protocolo de trabajo y desde hace años, cualquier documento que entra en el despacho, es  inmediatamente escaneado.

Con el Ipad, los documentos elaborados desde el despacho del cliente, en la antesala de un juicio o incluso en el despacho de un compañero de trabajo, pueden ser firmados por las partes, remitidos por e-Mail y archivados directamente en el expediente.

Presentaciones creadas a partir de los datos económicos de un cliente, pueden ser inmediatamente proyectadas mediante el AppleTV, lo que facilita mucho la comprensión de la información transmitida y recibida.

Todo ello nos permite un mayor control de nuestro tiempo, puesto que elimina tanto el papel físico, como la anterior necesidad de volver a nuestro despacho para darle forma a todo lo acordado en una reunión y posterior remisión a las partes.

La posibilidad de llevar el Ipad a una sala de vistas, donde tener la copia de nuestra prueba documental y nuestras alegaciones por escrito, también nos facilita mucho la labor en cuanto a la búsqueda de informes y documentos en un momento dado. Y, lógicamente el ahorro en papel ha sido considerable.

Otro punto importante en la gestión de nuestro tiempo y el de nuestros compañeros es tener una agenda compartida con Ical. De este modo, al agendar cualquier visita en un proyecto común podemos comprobar si nuestro o nuestros compañeros tienen prevista una visita o desplazamiento con el mismo cliente en fechas próximas. Esto garantiza la coordinación de todos los equipos de trabajo del despacho, aunque sólo seamos dos.

Aplicaciones para el Ipad como "bloc de notas", nos remiten tomar notas ante una llamada o conversación informal, como si utilizáramos el clásico "post-it", pero eliminando así los "papelitos" que nunca encontramos. Esta nota luego puede ser remitida directamente por Mail a su destinatario.

La posibilidad de organizar una reunión por videoconferencia (vía FaceTime ), ahorra mucho tiempo en desplazamientos, eliminando la frialdad de una llamada, y optimizando nuestro tiempo y el de nuestros clientes.

Sin duda, el adaptarse a las nuevas tecnologías y el Cloud Cómputing no solo es cosa de los grandes despachos, sino que bien gestionado puede y debe ser utilizado desde el profesional que ejerce en solitario, como aquel despacho en el que prestan servicios 2 o 3 profesionales, como nosotros.

Si además trabajas mediante sinergías con otros compañeros, esta labor ya realizada en el despacho te permite compartir de un modo seguro la documentación y trabajar en un proyecto común, con la facilidad de acceso a la documentación que las nuevas tecnologías nos ofrecen.

En resumen, y para concluir este artículo diremos que un adecuado control de toda la documentación que entra en el despacho y la digitalización de la misma, así como dotarnos de herramientas (Ipad / Iphone) que nos faciliten la movilidad de nuestros datos cuando no estamos en despacho, no tiene por que ir vinculado al tamaño de la firma. Sólo hace falta pensar que, un despacho, es como cualquier empresa, en la que además, vendemos servicios. Y esos servicios no tienen por que estar reñidos con las nuevas tecnologías.

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