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Viernes 27 Febrero 2015

Despídete del papel, digitalízate paso a paso

Olvida los quebraderos de cabeza buscando el expediente que necesitas. Consigue el equipamiento completo para digitalizar tus documentos y dile adiós al papel. Escanea tus archivos, tenlos organizados gracias a nubbius, tu software de gestión para abogados y agiliza la productividad de tu despacho.  

¿Cuántas veces has intentado buscar un expediente y has abierto más de cinco archivos hasta encontrar el que buscabas?

Ya en 2009, el gobierno aprobó el Plan Estratégico para la Modernización de la Justicia, el cual se basaba en tres grandes políticas, modernización, protección y transparencia y cooperación.

La creación de un expediente digital con la digitalización de documentos, era parte de este plan. Esto fue otra consecuencia de la necesidad de dejar el papel atrás y aprovechar las ventajas que la digitalización nos ofrece, tal como la búsqueda rápida de un expediente.

La gestión documental es una de las actividades que nos puede ayudar a administrar nuestros documentos, de manera que permita acceder sencillamente al contenido  y en un tiempo reducido. Además de asegurarse que cumple con la normativa de protección de datos, de modo que los documentos que contengan datos identificadores de personas no pueden estar a la vista de terceros.

Para empezar a decirle adiós al papel necesitaremos, en primer lugar, un determinado equipamiento, el cual seguramente ya tengas en tu despacho.

  1. Un escáner para tu despacho, importantísimo para digitalizar todos tus documentos. Gracias a esta herramienta, todos los papeles que tengas podrán ser digitalizados rápidamende y de manera sencilla. Además de un escáner en formato físico, necesitarás una aplicación que escanee, en este caso no hay mucho que pensar, la mejor es la herramienta de escaneo que contiene la nueva actualización de Google Drive for Work para Android. Gracias a esta herramienta podrás escanear todos los documentos rápidamente fuera de tu despacho, desde tu smartphone o tableta y sin coste. Además podrás organizarlos en Google Drive for Work y nubbius. La aplicación los guardará como un archivo PDF que permite búsquedas. Aquí podrás encontrar como usar esta herramienta.
     
  2. Lo siguiente que necesitaremos, ya que ahora leerás todo a través de una pantalla, será un monitor más grande o dos monitores si es posible, será más cómodo poder ver dos documentos simultáneamente y tu vista te lo agradecerá. Una pantalla de 24" sería lo ideal, aunque, con 21" será suficiente.
     
  3. Una tablet, este dispositivo es opcional pero de gran ayuda y muy recomendable por su movilidad. Gracias a una tablet podrás disfrutar de todos tus documentos en la nube estés donde estés. Agiliza y aprovecha al máximo las ventajas de este dispositivo para tu despacho.
     
  4. Una trituradora, para todos aquellos documentos que tengas ya escaneados y no necesites, ya que gracias a nubbius siempre dispondrás de una copia de seguridad de tus documentos. No amontones papel innecesario. Se trata de tener mejor organizado tu despacho.

Empieza a digitalizar todos tus documentos con estas herramientas y dile adiós al obsoleto papel. nubbius te ayudará a organizar todos estos documentos de manera productiva para hacer de ti un #AbogadoEficiente. Aquí tienes el siguiente paso para digitalizarte.

Fuente: lawyerist.com, legaltoday.com

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