Despídete del papel, digitalízate paso a paso II

Tras obtener el equipamiento suficiente para la digitalización, necesitaremos un software de almacenamiento y gestión para los documentos escaneados.

La segunda parte del proceso de digitalización para decirle adiós al papel se basa en una serie de procedimientos en la administración y gestión de los papeles.

1. Contrata tu software de gestión para abogados, nubbius, con el que tendrás tus documentos archivados en una nube segura que creará copias de seguridad de forma automática. Te ayudará a la gestión de tus expedientes, casos, agenda... Gracias a que incorpora Google Drive for Work podrás vincular tu agenda con el calendario de Google, una forma sencilla de tener al día y conectado en todo momento tus movimientos.
   
   Además nubbius te vincula cada expediente con su contacto y cualquier dato o información que tenga relación. nubbius te permitirá consultar tus archivos estés donde estés y desde cualquier dispositivo, iOs, Android, PC, tablet... Gracias a Google Drive for Work podrás compartir tus documentos con los usuarios que tu decidas, trabajar y editar sobre ellos en la nube.
    
2. Crea una copia de seguridad. La digitalización de tus archivos es más segura que el papel, ya que este puede deteriorarse más fácilmente e incurrir en pérdidas. Aun así, tú debes hacer una copia de seguridad de estos archivos digitalizados cada cierto tiempo. Con nubbius no tendrás que preocuparte de la pérdida de ninguna archivo, ni problemas como la rotura del ordenador o dispositivo, ya que nubbius crea copias de seguridad automáticamente.
    
3. Flujo de trabajo sin papeles, una vez tengas, nubbius, deberás de pasar todos tus papeles a formato digital. Para esto escanea todos los documentos que tienes, sin olvidarte de ninguno. Si son pocos, dedicándole un par de tardes será suficiente para tenerlo todo listo. En el caso de tener un gran número de papeles contrate a una persona que se encargue del escaneo.
   
   De cara al futuro, cada documento que obtenga debe ser escaneado, sea por escáner o con la herramienta de escanear de Google Drive for Work con tu dispositivo móvil (disponible en cualquier lugar). Al igual, todos los archivos que lleguen a su bandeja de entrada deben estar almacenados en nubbius.
    
4. Organización de papeles, aunque la búsqueda de los documentos digitalmente es más fácil debes tenerlos bien organizados en carpetas. La manera más efectiva para la organización es tener un "archivos de cliente" de carpeta y dentro de esa carpeta crear subcarpetas para cada cliente o asunto. Una vez que tengas asignada una carpeta a cada cliente, crea todas las que te sean necesarias para organizar los documentos con sensatez.
   
   Por último, el nombre de los archivos debe ser asignado a partir de la fecha del documento y una descripción en lenguaje sencillo. La fecha (primero el año) va a clasificar sus documentos en orden cronológico, y la descripción hará que sea más fácil la búsqueda de la carpeta que contiene el documento.

Sé un #AbogadoEficiente con nubbius y di adiós al papel con estos pasos. Equípate con los dispositivos necesarios para la digitalización del papel. Convierte tus documentos en archivos digitales, organízalos y gestiónalos gracias a Google Drive for Work y nubbius. Dos herramientas con las que todo el trabajo te será más sencillo y eficaz. Aprovecha todas sus ventajas, como la herramienta de escaneo de Google Drive for Work y la vinculación de archivos, información, datos y contactos, entre otros, con nubbius.

fuente: lawyerist.com