El correo electrónico no es gratis

Cada correo individual te cuesta alrededor de 70 céntimos

El volumen de correo electrónico que gestionan semanalmente los despachos, y cualquier tipo de empresa, es desmesurado. La gran cantidad de emails recibida día a día y el tiempo que se invierte en redactar y leer correos reduce la eficiencia de los trabajadores. Muchos de ellos son documentos del despacho que hay que corregir o verificar, o que simplemente se adjuntan como copia, y respuestas cortas a mensajes de compañeros.

Normalmente, ese 'ruído' en el correo electrónico recibido es inversamente proporcional al número de herramientas alternativas de comunicación que existen. Tom Cochran, de Atlantic Media, cuenta en su testimonio sobre la implantación de Google Apps que, tras un estudio en el que obtuvieron como conclusión que cada correo leído y redactado suponía un coste en tiempo de trabajo de 90 centavos (unos 70 céntimos), descubrieron que uno de los departamentos de su empresa trabajaba con aplicaciones como Skype o Dropbox, y el volumen de emails recibidos se reducía a la mitad con respecto al resto de departamentos. De este modo, el tiempo empleado en gestionar todos los correos, también se reducía a la mitad.

Google Apps incluye herramientas imprescindibles para gestionar la información de tu despacho de forma eficiente:

• Gmail: permite clasificar el correo entrante con un sistema de etiquetas. Directamente puedes marcar como leídos ciertos correos. Además, gracias a su buscador, es muy sencillo localizar cualquier email.
• Hangouts: chat con el que puedes interactuar con cualquier miembro del despacho, tanto desde ordenadores como desde dispositivos móviles. Permite realizar videollamadas.
• Google Drive: comparte y edita documentos de forma conjunta en tiempo real, ahorrando revisiones.
• Google Apps Vault: herramienta de eDiscovery que te permite controlar y conservar tu correo electrónico, incluso aunque se elimine de Gmail.
• Google +: gracias al 'hangout' de Google + podrás mantener videoconferencias con varios miembros del despacho al mismo tiempo.

Con los cambios de tecnología, ahora no es necesario adjuntar un documento y enviarlo por correo.

Así vivieron, según Tom, el salto a Google Apps en su empresa:

Esa misma semana analicé en profundidad la actividad de mi bandeja de entrada. 235 de mis emails entrantes eran de gente de fuera de la compañía, cerca de un 46%. Mis compañeros me copiaron en 172 emails. Otros 47 emails tenían documentos para revisar.

Esos números eran desalentadores, pero necesitaba contrastar mi punto de vista. Preguntando por lo mismo a otros compañeros de la empresa, me encontré con que mi volumen estaba ligeramente por encima de la media, pero algunos de nuestros ejecutivos senior recibían cerca de 550 emails y mandaban casi 800 a la semana. Con una media de 32 palabras por correo (dos frases, más o menos), muchos eran correos superfluos de confirmación.

Esto, claramente, afectaba a la eficiencia de nuestra empresa, y teníamos todos los datos para calcular la profundidad del impacto financiero. Calculando la media de tiempo de escritura, tiempo de lectura, número de respuestas, volumen de email, salario medio y total de empleados, nos dimos cuenta de que necesitábamos un número de siete cifras para cuantificar la contaminación de nuestro correo electrónico. Un método "libre y sin fricciones" de comunicación tenía costes indirectos equivalentes a la creación de una pequeña empresa Learjet. Cada correo individual costaba 95 centavos (70 céntimos).

En un análisis más profundo, nos dimos cuenta de que todos los departamentos tenían aproximadamente el mismo volumen de correo, excepto uno. Este, tenía solo una tercera parte del volumen de correo normal. No solo eso, sino que cada mensaje tenía una media de 140 palabras, o tres párrafos: una tercera parte de los correos y cuatro veces más largos, ¿por qué?

He trabajado para una startup, una gran consultora, una pequeña firma de relaciones públicas y la Casa Blanca. Durante mi carrera, el total de 'ruido' de mi correo electrónico era siempre inversamente proporcional a la disponibilidad de canales alternativos de comunicación. También me he dado cuenta de que un plan de oficina abierta disminuye la sobrexplotación de correo electrónico: cuando se quitan las barreras físicas de comunicación disminuye drásticamente la dependencia del correo electrónico.

Todos estos rasgos estaban presentes en ese departamento. Tenían una oficina abierta, sin puestos individuales. Cada pantalla tenía una serie de ventanas abiertas: Skype, GChat, Campfire, Dropbox, Tammer y Google Docs: la tecnología correcta para situación correcta. Y el equipo estaba compuesto por trabajadores con conocimientos digitales, la mayoría de los cuales habían vivido la mitad de su vida conectados a Internet. 

Es importante reducir la sobreexplotación de correo electrónico y aumentar la colaboración

Así debería ser una oficina digital. Este es el ejemplo que quiero ver en el ADN de toda nuestra compañía. El email es la aplicación definitiva de una generación ... por desgracia. Para muchos empleados fue como su entrada a un mundo digital, pero en la última década se ha convertido en un sistema sobreexplotado y desordenado. Todo se envía por email: la invitación a almorzar, la actualización de estado, la confirmación de recibimiento, las copias de seguridad clandestinas, y la lista sigue. Nuestro mal comportamiento ha ido agravando cada año estos obstáculos.

La buena noticia es que existen herramientas para arreglar este problema: software de colaboración, comunidades sociales, mensajería instantánea, videoconferencia ... Y todas ellas en la nube. Hace unos meses migramos la compañía a Google Apps, mejorando nuestra movilidad y colaboración. Inmediatamente se produjo un cambio masivo en la cultura de comunicación. Una empleada lo resumió a la perfección cuando comentó que "una bomba de colaboración había explotado" en la oficina. Ahora, caminando por la oficina puedes ver a todo el mundo usando mensajería instantánea para comunicarse. No es necesario adjuntar documentos en email gracias a la edición conjunta de Google Docs. Los primeros resultados no son significativos, pero mostraban que había sido un éxito disminuyendo nuestro abuso del correo electrónico y aumentando la colaboración. Mi propio uso del correo electrónico ha caído cerca del 15%.

Para mi, el email es el medio de comunicación del que más se abusa en el entorno de la oficina. Y la extendida percepción de que eso no incrementa el coste está dañando de forma crónica a la eficiencia en los lugares de trabajo. El desafío al que nos enfrentamos no es una aversión hacia la tecnología, sino un cambio. Hay un atrincherado nivel de comodidad con el email, haciéndolo habitual y un apoyo comunicacional. Tenemos que ver los emails como uno solo de los muchos canales de colaboración. Adoptar más amplitud de herramientas para conectar a la gente, enseñarles el uso apropiado de cada una y fomentar el uso inteligente de la tecnología adecuada.